¿Cuál es la diferencia entre RPA y un robot? Cuando escuchamos la palabra robot, nos viene a la mente los brazos robóticos que se utilizan en las cadenas de montaje para realizar trabajos repetitivos y automáticos. La introducción de estos robots dentro del proceso de producción, permitió mejorar la precisión de las tareas, redujo el número de errores cometidos y mejoró la calidad del producto final.
Sin embargo, si hablamos de RPA o Automatización Robótica de Procesos, nos estamos refiriendo a un software llamado robot, que replica las acciones de una persona, interactuando con la interfaz gráfica de un ordenador como lo haría un empleado, y utiliza técnicas de Inteligencia Artificial y Machine Learning para ser más versátil. El robot repetirá el proceso tantas veces como se necesite sin agotarse y puede encargarse de automatizar múltiples procesos de la empresa, incluso, de diferentes departamentos.
«Los robots siempre operan de la misma forma, en las mismas circunstancias, impulsando la productividad y evitando errores.»
La tecnología RPA está transformando la forma de trabajar de las empresas, los robots se comunican con los sistemas y las aplicaciones ya existentes en la organización para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo de los empleados.
Podemos identificar dos tipos de robotización:
Robotización atendida
Este tipo de robotización se utiliza para apoyar a los empleados en sus tareas del día a día, colaborando con él.
El usuario tiene instalado el robot en su puesto de trabajo y es el empleado quién decide iniciarlo de forma manual para que realice las acciones que tiene definidas dentro del proceso.
La robotización atendida se puede utilizar para dar apoyo al departamento de Finanzas en la descarga de recibos y movimientos bancarios de diferentes entidades, o al departamento de Almacén en el acceso a portales externos de agencias de transporte y realizar gestiones.
Robotización desatendida
La robotización desatendida se ejecuta de forma automática, sin intervención de un usuario.
El robot se encuentra instalado en un servidor y las automatizaciones se planifican en base a un calendario o un evento que provoca que se inicie.
Se puede utilizar la robotización desatendida para dar de alta las facturas recibidas por email en el aplicativo de contabilidad de la empresa, o filtrar correos electrónicos y clasificarlos por clientes, proveedores, pedidos, etc.
¿Qué beneficios podemos obtener?
Cuando empleamos la tecnología RPA en nuestros procesos manuales y repetitivos, obtenemos los siguientes beneficios directos:
- Los robots realizan tareas en base a unas reglas predefinidas, mejorando la precisión y la calidad del resultado del proceso.
- La tecnología RPA permite ajustar los procesos según las necesidades, proporcionando escalabilidad para cubrir una alta demanda puntual.
- Los robots realizan jornadas de 24x7x365 sin cometer errores, incrementando la productividad.
- Robotizar trabajos y tareas repetitivas libera a las personas de trabajos tediosos o poco gratificantes, mejorando la satisfacción de los empleados.
¿Cómo podemos identificar los procesos que son factibles a robotizar?
Es fácil identificarlos, el proceso tiene que cumplir estas reglas:
- Debe estar basado en reglas, es decir, cuando se ejecuta el proceso se aplica un conjunto de lógicas sin necesidad de involucrar ninguna decisión humana en el proceso.
- Debe ser estable, no debe variar en los próximos meses para que se pueda recuperar la inversión fácilmente.
- Debe usar entradas estándar, el proceso gestionará documentos de texto, hojas de cálculo, emails, PDFs, web, un programa nativo en el sistema, etc.
- El proceso debe ser repetitivo, es importante que los procesos sean repetitivos para los usuarios, para que la reducción de costes sea inmediata.
- Debe tener un alto volumen de ejecución, se tiene que ejecutar muchas veces de forma periódica.
Si las cumple, el proceso será potencialmente robotizable y podremos calcular el retorno de la inversión.
Como podéis ver, en las empresas existen muchos procesos susceptibles a ser robotizados. En sumamoOs hemos implantado soluciones RPA para diferentes departamentos. A continuación, os citamos algunos ejemplos:
- Administración y finanzas
- Gestión y clasificación de documentos recibidos por proveedores.
- Obtención de facturas desde el email y contabilización en el ERP.
- Descarga de recibos y movimientos contable.
- Cuadre contable con la información almacenada en el ERP.
- Alta de facturas EDI en el ERP.
- Automatización de remesas de recibos y registro en el ERP.
- Consolidación de información financiera desde diferentes fuentes.
- Presentación de impuestos.
- Almacén
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- Procesamiento de los documentos prueba de entrega para registrarlos en el ERP.
- Automatización en las órdenes de compra.
- Recursos humanos
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- Apoyo al departamento automatizando las altas y bajas de usuarios en diferentes aplicaciones.
- Pricing
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- Creación de sistemas web-scraping para realizar un análisis de competidores.
- E-Commerce
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- Generación de informes unificados de forma automática para facilitar el análisis en la operativa diaria.
- Integración de Marketplaces con ERP en plataformas que no disponían de APIs.
¿Quieres conocer más detalles?
En sumamoOs somos partner de UiPath, líder de mercado en soluciones RPA. Si quieres averiguar más detalles sobre la robotización de procesos, puedes echar un vistazo aquí o contactar con nosotros para conocer como transformar tu empresa empleando tecnología RPA.
