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¿Estás aprovechando al máximo las funcionalidades que Outlook ofrece? En este post vamos a resumir algunas de ellas y a darte varios tips para que puedas sacarle el máximo partido. ¡Vamos allá!

¿Qué ofrece Microsoft Outlook?

Como sabrás, Microsoft Outlook es el cliente de correo electrónico de Microsoft que, junto a Word, Excel y Power Point, conforman Office 365.

Mucha gente utiliza Outlook como un simple gestor de correo electrónico con el que enviar y recibir emails, pero la herramienta ofrece muchas más funcionalidades que se desconocen. En este post vamos a darte 5 tips para que saques el máximo partido a tu Microsoft Outlook:

1. Creación de carpetas

Outlook nos permite crear diferentes carpetas dentro de nuestro buzón de correo electrónico. Estas carpetas nos permitirán dividir nuestros correos en función de, por ejemplo, el tema o el estado del email:

También es posible crear subcarpetas, en caso de que queramos generar categorías de nivel inferior:

De esta forma, podremos tener un mayor control sobre el estado de nuestros correos y, sobretodo, una mejor organización en cuanto a la ubicación de los mensajes, lo que facilitará mucho la consulta y la respuesta de los mismos.

2. Uso de las reglas

Las reglas son, sin duda, uno de los elementos más funcionales de Outlook. Las reglas nos permiten automatizar gran parte de la vida de un correo electrónico desde que llega hasta que se archiva. Hay muchos tipos de reglas en función del resultado que queramos obtener:

Una de las más comunes, es crear una regla para que, una vez recibido un email, lo mueva automáticamente a la carpeta correspondiente. Por ejemplo, podríamos crear una regla que mueva aquellos correos que tengan la palabra “Reunión” en el asunto a la carpeta de Reuniones.

Crear reglas es muy sencillo y hay dos formas de hacerlo:

1. Creación rápida:

Haciendo click derecho sobre el email en el que queramos basarnos para crear la regla,  vamos a Reglas:

Una vez ahí, podremos o crear rápidamente una regla de movimiento de carpetas o acceder a Crear regla para ver más detalles:

2. Administración de reglas

Si queremos crear otros tipos de reglas o gestionar las existentes, tendremos que ir al Administrador de reglas accediendo de la misma forma a Reglas > Administrar reglas y alertas. En este panel podremos crear nuevas reglas, editar o eliminar las existentes, ejecutarlas, etc.:

3. Configuración del calendario

Para poder tener nuestro trabajo y tiempo organizados y correctamente distribuidos, el calendario debe ser una parte fundamental en nuestro uso diario de Outlook. Nos va a permitir gestionar citas, convocar reuniones de Teams, recordatorios, etc. Algunos tips que proponemos para mejorar la experiencia con el calendario de Outlook son:

  • Seleccionar la vista que mejor muestre nuestras actividades distribuídas en el tiempo. Hay varias vistas del calendario y podemos cambiar su escala de tiempo: Día, Semana laboral, Semana, Mes y Vista programación.
  • Agregar calendarios. A menudo queremos proponer reuniones a algún compañero o a algún responsable y, si no conocemos su disponibilidad, tenemos que preguntársela a él directamente. Para no tener que hacer esto, podemos añadir el calendario de nuestro compañero, de forma que podamos ver qué horas tiene ya reservadas y cuáles disponibles.

Podemos agregar calendarios desde la página de Inicio > Agregar calendario.

  • Integración con Teams: otra característica muy potente del calendario de Outlook es su integración con Teams. A través de Outlook vamos a poder crear, invitar y unirnos a reuniones en Teams, sincronizándose de forma automática con nuestro calendario. Para crear una nueva reunión de Teams, iremos a Inicio > Nueva reunión de Teams y configuraremos la información relevante de la reunión (título, asistentes, fecha y hora, etc.).

A los invitados les llegará un correo electrónico con la información indicada anteriormente y con un enlace directo a la reunión de Teams.

 4. Respuestas automáticas

Outlook nos permite programar una respuesta automática que se enviará cuando alguien trate de contactar con nosotros. Esto es muy útil, ya que nos permitirá avisar a nuestros contactos de que estamos ausentes (vacaciones, enfermedad, viaje, etc.).

Para configurar las respuestas automáticas, debemos acceder a Archivo > Información > Respuestas automáticas. Aquí podemos gestionar el periodo en el que queremos que se envíen, el mensaje que tendrá el email y las personas a las que irá dirigido:

5, Firma tus mensajes

Para acabar con los tips de Outlook, puedes crear tus firmas personalizadas que se inserten siempre en tus correos electrónicos con el formato adecuado. Esto te permitirá añadir el logo de tu empresa, tu número de teléfono o un enlace a tu red social sin necesidad de hacerlo en cada correo electrónico.

Para gestionar tus firmas, accede a Inicio > Archivo > Opciones > Correo > Firmas:

Estos son algunos tips que podéis utilizar para mejorar vuestra experiencia en Microsoft Outlook. ¡Esperamos que os hayan gustado y os sean de utilidad!

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs somos partner de Microsoft especializados en la creación de espacios modernos adaptados a tu estilo de trabajo. Puedes echar un vistazo aquí o contactar directamente con nosotros a través del siguiente formulario para conocer cómo implantar un Workpace en tu empresa.

Microsoft 365

Es un hecho que a nadie le gusta compartir, salvo si se trata de trabajo. La colaboración entre los equipos de una empresa facilita que la toma de decisiones sea más acertada, pues todos los miembros conocen, de forma general, qué papel desarrolla cada equipo y en qué proyectos están trabajando. Y aquí es donde entran los buzones compartidos.

Cortesía de Microsoft, los buzones compartidos son una funcionalidad pertenenciente a Microsoft Exchange Online, el servicio de correo en la nube de Microsoft.

✅ En este post te explicamos qué es un buzón compartido y cuáles son los aspectos importantes a tener en cuenta antes de crear uno. ¡Vamos allá!

¿Qué es un buzón compartido?

Como dice su nombre, se trata de un buzón de correo electrónico en el que varios usuarios tienen acceso y pueden leer y responder a los correos que lleguen a ese buzón. Pongamos un ejemplo:

Imagina que el departamento de atención al cliente de tu empresa recibe al día 500 correos. Contestar a todos es tarea imposible para una persona. Un buzón compartido te permite agregar a todo el equipo de atención al cliente a una dirección de correo electrónico común, por ejemplo, atencionalcliente@ejemplo.com, desde la que podrán supervisar y enviar correos electrónicos a los clientes.

Aspectos a tener en cuenta antes de crear tu buzón compartido

  • Puedes almacenar hasta 50 GB sin licencia. Una vez superado el límite, necesitas asignar una licencia al buzón para obtener mayor almacenamiento. También puedes eliminar todos aquellos correos que pesen mucho, como los correos con documentos adjuntos. Si se sobrepasa el límite de almacenamiento, el buzón no podrá enviar ni recibir correos.
  • Para crear un buzón compartido, debe suscribirse a un plan de Microsoft 365 que incluya correo electrónico (servicio de Exchange Online)
  • Los usuarios con roles de administrador global o administrador de Exchange pueden crear buzones compartidos.
  • Para poder usar un buzón compartido, se debe dar permisos a los usuarios deseados. No proporciones acceso a usuarios ajenos a tu empresa.
  • Tienes acceso a los buzones compartidos tanto en la web de Outlook desde el explorador, como en la aplicación Windows, iOS y Android.
  • Es recomendable no incluir a más de 25 usuarios en un buzón compartido, ya que podría provocar fallos de conexión o duplicación de mensajes.

Pasos para crear un buzón compartido y calendario compartido

Agregar el buzón compartido en Outlook

¡IMPORTANTE! Solamente aparece el buzón compartido en Outlook si la asignación automática está habilitada. Aunque la asignación automática está activada de forma predeterminada, ¿qué ocurre si no es así? Si al entrar a Outlook no ves el buzón compartido, sigue los siguientes pasos:

  1. Abre Outlook.
  2. Pincha en la pestaña Archivo de la lista de opciones.
  3. Selecciona Configuración de la cuenta y, después, vuelve a seleccionar Configuración de la cuenta desde el menú.
  4. Pincha en la pestaña Correo electrónico.
  5. Una vez esté resaltada la cuenta correcta, elige Cambiar. Después, Más configuraciones > Avanzadas > Agregar.
  6. Elige la dirección de correo electrónico compartido y dale a aceptar. 
  7. Siguiente > Finalizar > Cerrar.

Usar el calendario compartido

El calendario compartido, creado de manera automática tras la creación del buzón compartido, está integrado en Outlook y permite que todos los usuarios del buzón compartido gestionen dicho calendario, creando y supervisando citas. Pongamos un ejemplo:

Es un mes de septiembre con una alta demanda. Decides crear un buzón compartido para tu departamento de compras. Todos los miembros del departamento concertan citas con tus proveedores. ¡Tu equipo puede ver todas las citas creadas y gestionarlas! Así evitarás problemas de organización y solapamiento.

Para usarlo, solamente tienes que abrir la vista de calendario en Outlook y seleccionar el buzón compartido. ¡Voilà, ya puedes crear tus citas junto a tu equipo!

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¡Ya están aquí las novedades Power BI septiembre 2022! En esta ocasión os traemos un post lleno de novedades más que interesantes que comentaremos parte por parte a continuación:

1. Informes

Eje jerárquico por defecto

Este mes se han ajustado algunos compartamientos para garantizar que el eje de jerarquía se active automáticamente cuando un usuario arrastra varios campos a la caja del eje X.

Mejora del nombre de los campos de agrupación

Para mejorar la comprensión de los datos, se ha actualizado el nombre de visualización de los campos de agrupación, indicando ahora la agregación realizada:

Soporte de traducciones para modelos compuestos

A partir de ahora, se admiten traducciones para los modelos compuestos en los conjuntos de datos de Power BI y Analysis Services, lo que permitirá mostrar tablas y columnas del conjunto de datos en el idioma que el usuario prefiera.

Opciones de formato móvil

Las opciones de formato para móviles ya están disponibles de forma general. Esto permitirá dar a los informes un estilo y formato diferente cuando queramos visualizarlo a través de un teléfono móvil sin afectar al diseño web.

2. Conectividad de datos

A partir de este mes, estará disponible el nuevo conector Profisee, una solución de gestión de datos maestros multidominio y basada en la nube.

Además, se han realizado actualizaciones en los conectores Dremio y Starbust Enterprise.

3. Servicio

Compartición de conjuntos de datos con usuarios externos

Ahora es posible compartir un conjunto de datos de Power BI con usuarios externos para que puedan acceder a los datos en su propio tenant. Se trata de una compartición “in situ”, lo que significa que los consumidores pueden ver y conectarse a los datos de los proveedores en vivo. Además, también pueden conectarse a través de direct query y construir sus propios modelos compuestos e informes sobre los datos compartidos, eliminando la necesidad de transferir manualmente los datos entre organizaciones.

Esto genera la necesidad de gestionar la gobernanza sobre el uso externo de los datos, por lo que los administradores pueden deshabilitar completamente el uso compartido de datos o controlar qué usuarios y/o grupos de usuarios pueden compartirlos.

Es importante destacar que los usuarios externos deben tener una cuenta de invitado en Azure Active Directory registrada en el tenant del proveedor para poder acceder a los conjuntos de datos compartidos.

Los usuarios externos, encontrarán los conjuntos compartidos en la sección “Datos externos”:

Generación automática de informes

Ahora es posible crear un informe generado automáticamente a partir de la mayoría de los conjuntos de datos del servicio de Power BI. En la página Crear, seleccionando la opción «Elegir un conjunto de datos publicado», se podrá escoger si crear automáticamente un informe o empezar uno en blanco.

4. Aplicación móvil

Fuentes de Power BI disponibles en dispositivos móviles

Ahora las aplicaciones móviles de Power BI soportan toda la gama de fuentes disponibles en Desktop, lo que hará que el informe se vea exactamente como fue diseñado.

Aplicación para Windows: experiencia mejorada con WebView2

La aplicación Power BI para Windows está ahora alineada con la migración general de Power BI a Microsoft Edge WebView2, lo que permitirá un rendimiento más rápido y una mejor experiencia de navegación.

5. Análisis embebidos

Componente de Power BI para Vue.js

Desde este mes está disponible una nueva biblioteca para incrustar contenido de Power BI en aplicaciones Vue.js, la cual facilita el proceso y el aprovechamiento de otras capacidades como la aplicación de estilos al componente, la configuración de controladores de eventos, etc.

6. Otros

Mejoras en la vista previa de los informes paginados

Tras implementar recientemente la vista previa como nueva acción en la página de detalles del conjunto de datos, este mes se ha añadido una opción de “Mostrar consulta” que permite copiar en el portapapeles la consulta DAX utilizada para crear esa vista previa:

Además, también es posible redimensionar el ancho de las columnas, haciendo que la vista previa de la tabla sea más legible.

Estas son algunas de las novedades Power BI septiembre 2022. ¡Esperamos que os hayan gustado y os sean de utilidad! Ya tenemos ganas de conocer las novedades del próximo mes.

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs somos partner de Microsoft especializados en el análisis y extracción de datos con Power BI, de modo que, si quieres averiguar más detalles sobre el uso de paneles e informes, puedes echar un vistazo aquí o contactar directamente con nosotros a través del siguiente formulario para conocer cómo transformar tu empresa empleando la infinidad de posibilidades que ofrece Power BI.

¡Ya están aquí las novedades de Power BI del mes de agosto! En esta ocasión os traemos un post lleno de novedades más que interesantes que comentaremos parte por parte a continuación:

1. Informes

Formato condicional para las etiquetas de datos

A partir de ahora, para el formato condicional en las etiquetas de datos de visuales con medidas sin campo de leyenda, se evaluarán los diferentes puntos de los datos de forma que se muestre un color u otro en base a un umbral. Próximamente tendremos más novedades en este ámbito.

Nuevo diálogo “Seleccionar etiqueta de sensibilidad”

Ahora es posible establecer las etiquetas de sensibilidad de un informe directamente desde el proceso de guardado,  por lo que los usuarios ahorrarán tiempo al no tener que realizar la búsqueda de los ajustes.

Actualización de la política de prevención de pérdida de datos

A partir de este mes, aparecerá un panel lateral en la página de detalles del conjunto de datos con una tarjeta que representa cada una de las políticas. Además, los propietarios tendrán más capacidad de acción ante posibles errores de identificación de datos.

En función de cómo se haya configurado la regla de política, se mostrarán las siguientes opciones:

  • Informar de un problema: informar de un problema de “falso-positivo” (la política ha identificado por error datos no sensibles como sensibles).
  • Anular: anular la política hará que esta ya no evalúe el conjunto de datos.
  • Informar y anular: realiza las dos acciones anteriores.

Metric visual

¡Ya está disponible Metric visual en Desktop! Este visual proporciona un gran nivel de flexibilidad en la integración de métricas en informes de Power BI. Por ejemplo, será posible incluir medidas individuales o crear páginas de informes que muestren métricas junto a otros visuales.

Se pueden crear nuevas métricas o añadir una existente como visual en el informe.

2. Conectividad de datos

A partir de este mes, estarán disponibles los más de 80 conectores personalizados en la experiencia de Power Query Online para su uso en Dataflows y Datarmarts.

Además, se han realizado actualizaciones en los conectores MariaDB y Google Sheets.

3. Aplicación móvil

Seguimiento de métricas desde la app móvil

Ya es posible seguir las métricas directamente desde la aplicación móvil y mantenerse informado de la actividad de estas. Solo habrá que pulsar “Seguir métrica” desde el centro de métricas o en su panel de detalles.

4. Otros

Integración de Power BI en Dynamics 365 y Power Apps

Ya está disponible de forma general la integración de Power BI en Dynamics 365 y Power Apps basadas en modelos. Esto ofrece la posibilidad de crear rápidamente aplicaciones de negocio en un entorno de bajo código, aumentando la agilidad y modernizando los procesos.

Más formas de optimizar el rendimiento de Power BI

Este mes se han añadido nuevos ajustes que influyen en la ejecución de consultas del motor de Power BI. Junto a los ajustes de optimización existentes, permitirán mejorar el rendimiento de la aplicación mientras se importan datos o se ejecutan consultas en DirectQuery.

Estas son algunas de las novedades Power BI agosto 2022. ¡Esperamos que os hayan gustado y os sean de utilidad! Ya tenemos ganas de conocer las novedades del próximo mes.

¿Quieres conocer más detalles?

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Como cada mes, os traemos las actualizaciones, nuevas funcionalidades y novedades Power BI julio 2022. Este mes ha cerrado con grandes novedades. ¡Descúbrelas!

1. Informes

Mapa coroplético para el visual de Azure Maps

Para empezar, este mes Power BI ha introducido capas de relleno en el visual de Azure Maps. Los mapas rellenos utilizan formas coloreadas para diferenciar los datos, ayudando a presentar de una forma más visible variaciones o patrones en diferentes regiones geográficas.

Modelos compuestos en Power BI Datasets y Analysis Services

A continuación, Power BI ha añadido soporte para los conjuntos de datos que tienen definidos parámetros de consulta dinámicos. A partir de ahora, es posible crear un modelo compuesto en dichos datasets para enriquecerlos o ampliarlos, permitiendo a los usuarios que utilicen filtros o slicers que establecerán valores de un parámetro de consulta M.

Actualizaciones en las métricas visuales

Este mes Power BI ha añadido diferentes actualizaciones que agilizan la creación y el intercambio de métricas:

 

  • Visualización de métricas: una ampliación del visual de Scorecard permitirá incluir visuales de métricas mejorando considerablemente el nivel de flexibilidad en su integración.
  • Mover/copiar cuadros de mando: ahora es posible copiar y mover cuadros de mando en el servicio, teniendo en cuenta todas las características y metadatos de los visuales, los registros y las reglas de estado.
  • Seguir métricas: la función “Seguir” permite acceder rápidamente a las métricas deseadas y mantenerse al día de su actividad. Se pueden ver todas las métricas seguidas en la sección «Siguiendo» del centro de métricas.
  • Compartir el enlace directo a una métrica: ahora la URL de la barra de direcciones incluye también el ID de la métrica, por lo que es posible compartir un enlace directo a la misma.

2. Modelado

Nueva función DAX: NETWORKDAYS

Se ha introducido una nueva función DAX que nos devuelve el número de días laborables que hay entre dos fechas: NETWORKDAYS. Los días laborables excluyen los fines de semana (que se pueden personalizar utilizando el parámetro de fines de semana) y aquellas fechas que se indiquen en un parámetro opcional de vacaciones.

Soporte de RLS multi-rol en el modelo compuesto

Seguidamente, se ha incorporado una mejora en los modelos compuestos que habilita la compatibilidad con RLS de varios roles. Es decir, ahora los propietarios de modelos pueden asignar a un mismo usuario más de un rol de RLS.

Mejora del rendimiento de las consultas

Este mes se ha mejorado el rendimiento de las consultas permitiendo propagar los filtros RLS definidos en las tablas de dimensiones de importación a las tablas de DirectQuery utilizando conectores Mashup.

3. Conectividad de datos

En el mes de julio se ha introducido en Preview una conexión directa con Datamarts, que nos permite conectarnos fácilmente desde el punto de entrada de la obtención de datos a aquellos Datamarts en los que se nos haya concedido el acceso. También, Power BI ha introducido el conector Eduframe Reporting, que nos permitirá conectarnos con su herramienta de gestión de información de estudiantes para explorar y mostrar sus datos en nuestro informe.

Por otro lado, se han realizado actualizaciones en otros conectores existentes como BitSight Security Ratings, Databricks o Funnel.

4. Servicio

Mejoras en el centro de datos: vista previa y exportación

A partir de ahora, podemos seleccionar una tabla o columnas en la vista de Tablas del panel lateral derecho y obtener una vista previa del conjunto de datos seleccionado. No obstante, es posible que esta vista previa no muestre todos los datos, por lo que también se ha incorporado la posibilidad de exportar o personalizar esta tabla.

5. Aplicación móvil

Presentación de los Data in Space

Data in Space es una nueva función que utiliza la tecnología de realidad aumentada en la aplicación de Power BI Mobile para crear anclajes persistentes en el mundo real y adjuntar contenido de Power BI a esos anclajes. Es decir, nos permite conectarnos a los datos de negocio con los escenarios de mundo real en la gestión de instalaciones, fabricación, ventas, etc., dejando que los empleados puedan descubrir y utilizar más fácilmente los datos para tomar mejores decisiones.

Parámetros de informes paginados en JS SDK

Otra de las novedades Power BI julio 2022 es que ahora los desarrolladores pueden configurar los parámetros de los informes paginados en Power BI estableciéndolos en la configuración de la carga útil a través de JS SDK.

6. Análisis incrustados

 

Mejoras en la accesibilidad de los informes incrustados

Power BI ha facilitado la accesibilidad a los informes incrustados proporcionando diferentes APIS que permitirán ajustar los niveles de zoom, añadir atributos de título al componente con poco código, habilitar atajos de teclado y añadir modos de alto contraste para los informes incrustados.

Copiar visual como imagen en escenarios de incrustación

Para finalizar, ahora es posible copiar un visual específico para compartirlo en otro lugar, tanto en el servicio de Power BI como en los informes incrustados de la organización.

Estas son algunas de las novedades Power BI julio 2022. ¡Esperamos que os hayan gustado y os sean de utilidad! Ya tenemos ganas de conocer las novedades del próximo mes.

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