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Tradicionalmente, las empresas han dividido sus instrumentos de colaboración en varias líneas. De este modo, existían diferentes canales con los que, entre otras cosas, los miembros de la organización podían comunicarse entre ellos y compartir información relevante.
No obstante, en los últimos años, han ido apareciendo nuevas herramientas que unifican estos instrumentos de colaboración en un único canal. En este artículo destacamos dos de las que componen la suite de Office 365: Microsoft SharePoint y Microsoft Teams.

Una nueva generación de herramientas

Microsoft Sharepoint y Microsoft Teams, junto con otras, constituyen una nueva generación de herramientas que alinean todas las posibles formas de colaboración en un único sentido. Esto presenta una serie de ventajas:

Todo lo necesario en un mismo lugar

Imagina que estás inmerso en una tarea importante, ¿qué mejor que tener las herramientas que necesitas en un mismo lugar? De este modo en Microsoft Teams mensajes, reuniones, apuntes y documentos están todos juntos, pudiendo ser accesibles por cualquier persona del equipo en tiempo real.

La nube como tu principal aliado

Olvídate de tener que enviar fastidiosos e-mails al resto del equipo para mantenerlos al tanto de aquello que estás haciendo. Cuando cargas un documento en Microsoft Teams, se envía una notificación al resto del equipo indicando la existencia de ese fichero.

Presenta la información y conversa sobre ella

El equipo puede tener una conversación directamente en el canal sobre la información que se presenta allí mismo. Así se elimina la necesidad de enviar un vínculo a una herramienta externa.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Como comentamos en anteriores artículos, SharePoint es una aplicación que se utiliza como un sistema de almacenamiento y plataforma de gestión de documentos.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es el nuevo espacio de trabajo basado en mensajería de Office 365. Es una plataforma que ofrece mensajería con archivos adjuntos y reuniones en un espacio virtual en tiempo real.

¿Cómo se complementan?

Microsoft Teams y los sitios de equipo de SharePoint se organizan por el asunto, el proyecto, la organización o incluso algún otro aspecto. A partir de ahí, para cualquier organización, los canales de Microsoft Teams seguirán una estructura similar a los equipos de SharePoint (también conocidos como sitios de equipo).

Cada grupo de Microsoft Teams tiene un sitio de equipo de SharePoint asociado a él y es allí donde los documentos del canal se almacenan. Cada canal es asociado con una carpeta en la biblioteca de documento del sitio de SharePoint.

¡Vayamos a la práctica!

Ahora ya tenemos la idea de que Microsoft Teams y Microsoft Sharepoint forman un equipo perfecto trabajando juntos. Pero… ¿cómo llegar a ello?

Lo primero que necesitaremos conocer es si nuestro sitio de Sharepoint es un sitio clásico o moderno. Esto resulta importante ya que, si se trata de un sitio clásico, antes de dar de alta un nuevo equipo desde Microsoft Teams deberemos dar de alta un nuevo grupo de Office 365. En un sitio moderno este paso no es necesario, ya que se añade automáticamente con la creación del sitio.

De forma que nos resulte más sencillo poder distinguir entre ambos tipos de sitios, en la siguiente ilustración se muestra el formulario de edición de un sitio clásico y el de un sitio moderno:

Una vez cumplidos los requisitos previos, crearemos nuestro equipo en Microsoft Teams mediante la opción Crear equipo.
Seguidamente, buscaremos la opción Crear desde un grupo de Office 365 existente.
Tan sólo nos quedará seleccionar el grupo de Office 365 al que estará asociado el equipo de Microsoft Teams.
¡Eso es todo! Ya podremos añadir documentos que se replicarán en el sitio de Sharepoint y que, a la vez, estarán disponibles desde el canal del equipo.

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs tenemos un gran conocimiento en la gestión documental con Microsoft Sharepoint. Además, tenemos totalmente integrado en nuestro día a día el uso de Microsoft Teams. De modo que, si quieres averiguar más detalles sobre ambas herramientas, puedes echar un vistazo aquí o  contactar con nosotros para conocer cómo transformar la operativa de tu empresa aprovechando esta nueva generación de aplicaciones.
Imagina por un momento que todas esas hojas de cálculo, facturas y documentos digitales perdidos entre los diferentes departamentos de tu empresa pudieran estar unificados, clasificados y accesibles por cualquier usuario esté donde esté. ¿Te resulta difícil de creer? Con Microsoft SharePoint es posible y en este artículo te contamos sus principales características.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint, la herramienta de gestión documental de Microsoft, ofrece a las organizaciones un conjunto de funcionalidades con las que mejorar su operativa diaria.

Destaca principalmente su potencia para la administración de la documentación de la empresa. Sin embargo, ahí no queda todo. También ofrece importantes herramientas que permiten integrar procesos de la organización, de forma que puedan ser automatizados.

Entre sus capacidades destacan:

  • Gestión documental mediante listas o conjuntos de documentos.
  • Indexación de la información, con la que realizar posteriores búsquedas de una manera rápida y eficaz.
  • Historial de versiones, con los que poder controlar los cambios realizados por los diferentes usuarios, auditar, etc.
  • Aprobación de documentos.
  • Flujos de aprobación y alertas, con los que asignar tareas a usuarios en procesos críticos de la organización.
  • Firmas electrónicas de documentos.
  • Integración con el resto de aplicaciones que conforman la suite de Office 365.
  • Facilidad para ser ampliada y desarrollar nuevas soluciones basadas en la plataforma.
SharePoint

¿Qué ventajas tiene respecto a un gestor tradicional?

La nube como centro neurálgico de la empresa

Se acabó el tener los documentos dispersos entre los distintos departamentos de la organización, con la posible pérdida de información que ello conlleva. Microsoft SharePoint unifica la información que es importante para el negocio y la hace accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Multiplataforma

La experiencia de usuario de SharePoint ha sido optimizada para estar totalmente adaptada y ser fluida en cualquier dispositivo.

Un único equipo

La comunicación entre las personas que conforman una empresa es fundamental para el correcto desarrollo de la organización. Es por ello por lo que Microsoft SharePoint, mediante su integración con grupos de correo electrónico y de otras herramientas colaborativas como Microsoft Teams, facilita la cooperación entre los usuarios, de forma que puedan compartir información en cualquier momento.

Comparte y oculta lo que consideres necesario

Microsoft SharePoint permite compartir aquello que el resto de los usuarios deben conocer y mantiene a salvo información que no deba caer en manos equivocadas. Mediante el control de políticas de acceso y permisos, la herramienta gestiona qué información comparten los usuarios de la empresa y que ese intercambio sea seguro.

¿Qué puede ofrecerme SharePoint?

Con todo lo comentado anteriormente, Microsoft SharePoint es una potente herramienta que permitirá la gestión de la documentación de tu empresa, así como la automatización de tediosos procesos de clasificación de estos. Además, facilitará la cooperación entre los integrantes de tu organización, pudiendo llevar a cabo tareas simultáneamente.
En sumamoOs tenemos un gran conocimiento en la gestión documental. Si quieres averiguar más detalles sobre Microsoft SharePoint o como llevar a cabo el tratamiento digital de los documentos de tu empresa, puedes echar un vistazo aquí o  contactar con nosotros para conocer cómo transformar la operativa de tu empresa empleando una herramienta de trabajo integral.