Categoría: Atención al cliente

En el siguiente artículo vamos a ver un caso práctico en el que, una empresa ficticia llamada «Thunderbolt Sunglasses», implementa Salesforce Sales cloud como solución CRM.

Thunderbolt Sunglasses

ThunderBolt Sunglasses es una pequeña compañía de venta de gafas de sol personalizadas que recientemente está arrasando en la industria.

Los clientes acceden a su web, donde eligen un modelo de gafas dentro de su catálogo. Mediante un formulario, solicitan un boceto con un diseño especificado por ellos, así como la cantidad de pares de gafas que desean con el mismo diseño.

Una vez rellenado el formulario, la web envía un email con la información solicitada por el cliente a una dirección de email destinada a los pedidos, la cual está compartida por todos los comerciales.

Cuando llega una solicitud nueva a la bandeja de entrada, un comercial se hace cargo de dicha solicitud. De forma interna se pone en contacto con el departamento artístico para solicitar un boceto del diseño pedido por el cliente, así como su presupuesto hecho mediante hoja de cálculo. El comercial manda tanto el boceto como el presupuesto al cliente a través de correo electrónico.

Stress Sales Cloud

Una vez un comercial se hace cargo de una solicitud, toda la conversación con el cliente pasa únicamente a través de ese comercial, ya sea a través de correo electrónico o teléfono.

Cuando un cliente acepta el boceto con su presupuesto, se pasan los datos de este cliente y del pedido a un sistema ERP de terceros.

Por otra parte, el departamento de atención al cliente recibe incidencias y consultas a través de: correo electrónico, el formulario de contacto de la web o vía telefónica. Cada operador del departamento de atención al cliente se hace cargo de una consulta o incidencia y su gestión hasta ser resuelta o pasada a otro usuario.

Problemas a resolver

Debido a su reciente fama están experimentando un crecimiento significativo, por lo que están percibiendo dificultades a la hora de poder gestionar tanto las oportunidades como los casos que les van llegando. Es por esto, que ven necesario realizar un cambio en su proceso de gestión de las ventas y atención al cliente.

Sus principales necesidades son:

  • Manejar de forma sencilla a los clientes que se pongan en contacto con ellos desde la web para realizar un pedido.
  • Captar a posibles clientes interesados en alguno de sus productos.
  • Automatizar procesos repetitivos del proceso de ventas.
  • Guardar un registro de toda actividad que se realice sobre un cliente (Emails, llamadas telefónicas, presupuestos enviados…)
  • Expandir los clientes de forma que sean visibles para toda la empresa y puedan ser manejados de forma conjunta por distintos departamentos.
  • Agilizar el proceso de ventas, de forma que las tareas más comunes puedan ser automatizadas, como puede ser el envío de correos de autorrespuesta al cliente.
  • Poder dar de alta automáticamente la información de los clientes con los que trabajan sus comerciales en su sistema de ERP.
  • Agilizar el proceso de resolución de casos y evitar las saturaciones de los responsables de atención al cliente.
Checklist

Solución (Salesforce Sales Cloud)

La opción sugerida es la de implantar Salesforce Sales Cloud. Con esta única herramienta van a poder solventar todas las necesidades plasmadas en el punto anterior.

Los siguientes apartados son algunas de las características que nos ofrece para solventar las necesidades de la empresa:

Web-to-lead

Cuando un usuario rellena un formulario de contacto desde la web, este se registrará como un candidato en Salesforce. Los empleados del departamento de marketing se irán asignando dichos candidatos para poder trabajarlos e ir conociendo cuáles son sus intereses y poder ofrecerles un producto acorde a lo que estén buscando.

Oportunidades y contactos

Si un usuario da de alta un pedido desde la web, este se genera automáticamente en Salesforce como una oportunidad. Las oportunidades se asignan automáticamente a un comercial de la empresa, el cual puede ver toda la información relacionada a la oportunidad y al cliente que la ha realizado.

Dentro de la misma oportunidad, el comercial puede escribir emails al cliente o anotar la información tratada con este por teléfono. Al dejar constancia dentro de la oportunidad de toda la información tratada con el cliente, cualquier empleado que acceda a la ficha de la oportunidad podrá conocer todo el trabajo realizado y su estado actual.

Telecommuting Salesforce

Presupuestos

Dentro de una oportunidad, un comercial puede generar un presupuesto y generar un fichero en PDF para enviar al cliente a través de correo electrónico.

Una oportunidad puede tener diferentes versiones de un presupuesto y mantener un registro de cada versión.

Tareas automáticas

Cuando un cliente solicita presupuesto sobre unas gafas y un diseño, se le envía por email una confirmación automática de recepción del encargo.

Una vez se completa una oportunidad, se envía de forma automática un mensaje al cliente agradeciéndole la compra.

Relaxing at home

Sincronizar Salesforce con ERP

Para la sincronización entre Salesforce con el sistema ERP del cliente, emplearemos la plataforma de Mulesoft.

Mediante Mulesoft creamos una API personalizada y de fácil integración con nuestro sistema de Salesforce. Esta API cogerá un evento específico que Salesforce envía cuando una oportunidad se gana y lo registra en el sistema ERP de terceros.

Casos

Cuando un email se recibe en el buzón de correo de atención al cliente, un caso se crea automáticamente en Salesforce. Este caso se asigna automáticamente a un empleado del departamento de Atención al cliente.

Dentro de un caso, el empleado puede acceder a toda su información relacionada, como puede ser la información del contacto, oportunidad, etc. Así como conocer al encargado de cada oportunidad y, en caso necesario, poder trasladar este caso a dicho encargado.

Portal de Autoayuda

Desde Salesforce, se puede generar una comunidad que haga de portal de autoayuda. Cuando un usuario desde la web busca soporte del equipo de atención al cliente, puede acceder a dicho portal para encontrar artículos con las preguntas más frecuentes. Esta función permite ahorrar mucho tiempo tanto al usuario como al departamento de atención al cliente, ya que en muchos casos la pregunta se resuelve antes incluso de realizarse.

En el caso de que la respuesta no se encuentre dentro de los artículos publicados, el usuario podrá rellenar un formulario de contacto con la consulta y éste generará un nuevo caso en Salesforce para poder ser atendido por el departamento de atención al cliente.

Winners

Gracias a estos cambios, Thunderbolt Sunglasses ha mejorado su rendimiento en el proceso de venta y gestión de casos con el cliente, además de favorecer el trabajo entre los distintos equipos.

¿Y tu? ¿Quieres mejorar tu empresa al igual que lo ha hecho Thunderbolt Sunglasses? En el área de Salesforce CRM de SumamoOs ayudamos a las empresas a llevar a cabo estas implantaciones, adaptándolas a las necesidades específicas de cada empresa.

Si quieres conocer más datos acerca de Salesforce Sales Cloud, puedes visitar nuestra anterior publicación: Vender más y mejor con Salesforce Sales Cloud.

O bien, si quieres conocer más funcionalidades en el campo de atención al cliente, puedes visitar nuestra publicación: ¿Cómo ayuda Salesforce Service Cloud a un Call center?

En sumamoOs recomendamos herramientas que unifiquen instrumentos de colaboración en un único canal. Destacamos dos de las que componen Microsoft 365 y Office 365: Microsoft SharePoint y Microsoft Teams.

 En respuesta al brote de Coronavirus o Covid19, Microsoft ofrece las funciones de Microsoft Teams gratis, haciendo el teletrabajo más sencillo. Proporcionará licencias ilimitadas de seis meses en su versión premium de Microsoft Teams y aplicaciones de colaboración a remoto para todas aquellas empresas que no cuenten con esta solución y quieran ofrecer de manera rápida y sencilla opciones de teletrabajo para sus empleados.

¿Qué es Microsoft Teams?

Es un espacio que permite chatear, reunirse, realizar llamadas y video llamadas, crear eventos en directo, compartir archivos, crear documentos, notas y colaborar remotamente, sin importar dónde estés.

¿Qué es Microsoft Sharepoint?

SharePoint es un portal de colaboración y gestor documental, que se utiliza como portal empresarial, sistema de almacenamiento en la nube y plataforma de gestión de documentos.

En función del perfil de cada empresa o institución pública, Microsoft está ofreciendo diferentes alternativas:

  •  Autónomos:
    • Si la persona dispone ya de una dirección de email de trabajo o de una institución educativa con Office 365, escríbenos a través de este enlace.
    • En el caso de aquellos usuarios que cuentan con una dirección de correo particular, como  Outlook o Gmail, pueden comenzar a utilizar Microsoft Teams de forma gratuita, escríbenos a través de este enlace para ayudarte si lo necesitas.
  •  Empresas e instituciones:
    • Las organizaciones que no cuenten con licencias de Microsoft pueden ponerse en contacto con nosotros para desplegar Office 365 E1 y Teams de manera gratuita. Así, podrán poner en marcha todos los servicios necesarios para habilitar escenarios de teletrabajo y trabajo flexible sin asumir ningún coste por licencia durante seis meses.
    • Aquellos clientes que ya cuenten con licencias de Office 365 pueden seguir las instrucciones de soporte técnico de Microsoft o pueden contactarnos para desplegar soluciones de teletrabajo basadas en Microsoft Teams de un modo rápido y sencillo.
    • Las instituciones educativas tienen a su disposición Office 365 A1 para educación, una licencia gratuita que permite poner a disposición de profesores, estudiantes y administradores de centros de formación las principales herramientas de comunicación, colaboración y productividad de Microsoft, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y Teams. Más información aquí.

Buenas prácticas para hacer teletrabajo:

  1. Sigue tu horario.
    Cuando se trabaja de forma online, uno de los principales problemas es establecer un horario laboral. Saber gestionar el tiempo de trabajo es muy importante. Se recomienda llevar a cabo la misma jornada que se tiene normalmente en la oficina. Tenemos que tener en cuenta que no trabajamos solos, sino en equipo, por lo que un desajuste en tu horario podría desencadenar en una falta de coordinación con los tiempos de los otros compañeros y esto supondría el bajo rendimiento del grupo.
  2. Continúa con una rutina de aseo y vestimenta.
    No te descuides. El hecho de mantener el aspecto que de forma cotidiana llevas a la oficina te beneficiará a la hora de no olvidar que sigues trabajando. No es necesario que vistas formalmente, pero tampoco en pijama. Lo recomendable para seguir el hábito, si así lo consideras, es vestir de una manera más informal permitiéndote trabajar de una manera más cómoda.
  3. Establece tu puesto de trabajo.
    Crear un buen ambiente de trabajo en casa es primordial. Hay que tener en cuenta que debes tener un espacio personal aislado de distracciones, cómodo, que te permita contar con todo el equipo necesario y en el que puedas trabajar de una forma similar a la de la oficina o despacho. Obviamente si tienes niños, tendrás que normalizar cuando requieran de tu atención.
  4. Estructura tu jornada.
    Como ya hemos dicho anteriormente, saber gestionar el horario debe ser un requisito a tener en cuenta a la hora de hacer teletrabajo. Plantéate una jornada de trabajo normal, con sus respectivos descansos, y ten en cuenta cuáles son los tiempos frecuentes en los que desarrollas cada actividad, y sobre todo, intenta planificar tus labores en función del resto de miembros de tu equipo y de tu familia, así podréis coordinaros más fácilmente y favorecer la conciliación laboral.
  5. Limita el uso de redes sociales.
    En la medida de lo posible, debemos alejarnos del uso de las RR.SS., a menos que sean las de la empresa y debamos trabajar con ellas. El uso continuado de las cuentas personales va a provocar un aumento de distracciones, que se resume en pérdida de tiempo, por lo que se recomienda alejar todos los dispositivos en los que tengamos las redes personales vinculadas del espacio de trabajo. No son imprescindibles, podrás disfrutar de ellas en los descansos.
  6. Utiliza herramientas para mantenerte conectado con el equipo.
    Debes conocer todos los recursos con los que cuenta tu empresa a la hora de mantener conversaciones online. Interactúa con tus compañeros, estableced pautas para coordinaros,o hablad acerca del desarrollo de los proyectos que están en marcha.
  7. Haz uso de la webcam, cuando sea necesario, y no pierdas el contacto visual.
    Pese a la distancia, hay que mantener las relaciones con tus compañeros. Mantener el buen clima laboral aunque sea de forma no presencial es importante a la hora de mantener nuestras necesidades sociológicas.

Contacta con nosotros y te ayudaremos a poner en marcha estas iniciativas para facilitar el teletrabajo en tu empresa.

¿Qué es Salesforce Service Cloud?

Service Cloud© es la plataforma líder de mercado para la atención al cliente multicanal, que permite una gestión eficiente de casos y que mejora la satisfacción de los clientes. La fácil adaptación de cualquier organización, posibilidades de configuración e integración con otras herramientas mejora sustancialmente la rentabilidad de los equipos de soporte y atención al cliente.

Saleforce Service Cloud para atención al cliente

¿Qué puede ofrecer a un Call center o departamento de Soporte?

En la actualidad, los equipos de trabajo en un Call Center o departamento de soporte necesitan herramientas que les permitan gestionar las resoluciones de casos con sus clientes de manera eficiente y en la mayor brevedad posible.

Del mismo modo, deben poner controlar los diferentes canales de entrada y unificar la información recogida por cada uno de ellos. Estamos en era de inmediatez y esta necesidad es primordial para ser competitivos y mantener a los clientes fieles a la marca, poniéndolos en el centro. Service Cloud© es la herramienta que le puede ayudar en este proceso.

El concepto central de la plataforma es la consola de Service Cloud©  que unifica los canales y da acceso a las siguientes principales funcionalidades:

  • Consola de servicio Lightning, donde se emplean experiencias de próxima generación, facilitando una visión integral de los clientes.
  • Gestión de casos, donde se puede consultar fácilmente la información contextual y los registros de todas las interacciones con los clientes desde un único panel.
  • Automatización de tareas y flujos de trabajo, es posible personalizar y automatizar todos los procesos de aprobación o servicio al cliente con solo arrastrar y soltar.
  • Gestión omnicanal, desde web, redes sociales, teléfono, e-mail, chat, IoT, etc, más inteligente para asignar casos y proponer soluciones desde casos similares.
  • Integración de telefonía, posibilidad de integrar con los principales sistemas de CTI.
  • Servicio de atención al cliente en redes sociales, gestione reacciones y supervise los comentarios de los clientes en redes sociales como Twitter, Facebook o Instagram y otras.
  • Live chat, chat en tiempo real en su sitio web o Apps móviles y chatbots.
  • Gestión de contactos y cuentas, todo accesible y preparado para atender a sus clientes.
  • Gestión de activos y pedidos, lleve un registro unificado de datos, pedidos y activos.
  • Base de conocimiento, donde el personal interno o clientes se auto-abastecen de artículos que ayudan a resolver casos y facilitan que no se creen nuevos casos, ya que clientes o usuarios pueden auto-gestionar muchas de sus preguntas.
  • Paneles e informes personalizados, gestione y tome decisiones en tiempo real, sin necesidad de recopilar y transformar la información.
  • Multi idioma.

Service Cloud © es una herramienta en Cloud de tipo pago por uso (SaaS) y cuenta con aplicaciones nativas en iOs y Android.

La plataforma es posible licenciarla sin gasto inicial y sin coste de mantenimiento, ya que se licencia por usuario anualmente. En la actualidad se disponen de cuatro opciones que se adaptan a cualquier tamaño de empresa.

  • Salesforce Essentials, CRM disponible en cuestión de segundos para equipos de hasta cinco usuarios.
  • Lightning Professional, Servicio de CRM completo para equipos de cualquier tamaño.
  • Lightning Enterprise, CRM personalizable para ofrecer un servicio integral.
  • Lightning Unlimited, Potencia de CRM ilimitada.

Los precios por usuario varian desde 25€ usuario/mes + IVA hasta 300€ usuario/mes + IVA, con facturación anual. Para más información contacta con nosotros aquí y analizaremos el licenciamiento más apropiado a sus necesidades.

El ecosistema de Salesforce es mucho más que un CRM, ya que se pueden desarrollar aplicaciones dentro de force.com para tener todo tu negocio integrado en Salesforce y conectar con el resto de herramientas de ventas y Marketing que permitirán llevar a tu empresa al máximo nivel.

En sumamoOs somos partner certificado en Salesforce, contacta con nosotros para conocer cómo puede transformar su empresa con ayuda de la mejor herramienta del mercado de Ventas, Marketing y Servicio atención al cliente.