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La posibilidad de colaborar de una manera ágil, efectiva y segura entre los distintos equipos que forman una organización e incluso con entidades externas, conlleva innumerables ventajas, más aún cuando el teletrabajo se está convirtiendo en una forma de trabajar necesaria en cualquier sector. Esto ha dado lugar a que Microsoft Teams se convierta en una herramienta fundamental, incluso podríamos decir, necesaria en nuestro día a día.

Es por ello que queremos compartiros algunos consejos interesantes para sacar el máximo rendimiento de Microsoft Teams.

Pero antes, vamos a explicar de forma breve y sencilla, ¿qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un entorno de trabajo que permite mejorar la productividad de los equipos mediante la colaboración y comunicación desde una única herramienta y desde cualquier lugar.

Utilizando el chat podemos comunicarnos con cualquier compañero de trabajo, usuario o colaborador externo. Podemos organizar reuniones, realizar videollamadas, compartir la pantalla, tomar el control de un equipo o compartir archivos. Además, nos permite incorporar otras herramientas de Microsoft o de otros fabricantes, por ejemplo, para ver los cuadros de mando de nuestro departamento o disponer de un gestor de tareas.

La gran ventaja de Microsoft Teams, es que cada grupo de trabajo dispone de toda la información y todas las herramientas en un único lugar, y toda la información que se comparte dentro de ese grupo está contextualizada y segurizada.

Pero vayamos a lo prometido en este artículo. Estos son los consejos en Microsoft Teams que vamos a revisar:

  1. Buscar mensajes en una conversación.
  2. Comandos en la barra superior.
  3. Atajos de teclado.
  4. Aprovechar el uso de los grupos.
  5. Realizar reuniones de equipo.
  6. Mostrar conversaciones en una nueva ventana.

1.    Buscar mensajes en una conversación.

En ocasiones nos puede ocurrir que queremos recuperar aquello tan importante que dijimos en una conversación de Teams, pero desde entonces hemos recibido muchos mensajes y encontrar lo que dijimos parece misión imposible.

El primer consejo es marcar los mensajes más importantes, de forma que en el futuro nos será mucho más sencillo encontrar esas conversaciones.

Para marcar un mensaje en una conversación, dentro del chat nos colocamos sobre el mensaje y seleccionando los puntos suspensivos nos aparecerá la opción Guardar este mensaje, seleccionamos y quedará marcado.

Posteriormente podrás acceder a esos mensajes seleccionando en tu perfil la opción de “guardado”.

Para acceder a los mensajes guardados, simplemente debemos hacer click sobre nuestra imagen de perfil en la parte superior derecha. Esto desplegará unas opciones y entre las mismas aparecerá la opción de guardado que debemos seleccionar, tal y como se muestra en la imagen inferior. 

Acceder a guardado

  

2.    Comandos en la barra superior.

Si nos situamos en la barra superior y escribimos simplemente “/” o “@”, nos mostrará una serie de comandos a utilizar que nos pueden facilitar mucho nuestro trabajo. Pongamos un ejemplo:

@Nombre de persona y escribimos un mensaje.

Como comentamos hay muchos comandos y podemos aprovechar para hacer uso de ellos.

Otro ejemplo de bastante utilidad es el comando «/archivos» en el que al insertarlo mostrará los archivos compartidos recientemente, además podremos buscar por el nombre del archivo. Tal y como se muestra a continuación.

 

Buscar archivos

 Buscar archivos teams

 

Para revisar todos los comandos disponibles, en la barra superior indicaremos » / » y automáticamente nos desplegará los comandos disponibles.

 

 

3.    Atajo de teclados.

Los atajos de teclado en muchas ocasiones nos facilitarán y agilizarán nuestra forma de trabajar. Al principio cuesta un poco memorizarlos, pero una vez se tienen controlados, se gana mucha velocidad en el manejo de Microsoft Teams.

A continuación, os mostraremos los atajos más importantes:

  • Buscar en la barra superior: CTRL + E
  • Ayuda: F1
  • Configuración: CTRL + ,
  • Nueva conversación: CTRL + N
  • Adjuntar un archivo: CTRL + O
  • Mensaje importante: CTRL + MAY + i
  • Responder llamada: CTRL + MAY + S
  • Rechazar llamada: CTRL + MAY + D
  • Videollamada: CTRL + MAY + A
  • Moverte por las distintas opciones de la barra de navegación: CTRL + (Número 1-6)

 

Atajos MS Teams

 

Existen muchos más, por lo que para poder descubrirlos todos, (ya seas usuario de Windows, o usuario de Mac) tan solo deberás presionar CTRL + punto (.). Si utilizas Mac emplearás CMD en lugar de CTRL.

4.  Aprovechar el uso de los grupos.

Posiblemente esta funcionalidad de Microsoft Teams sea el apartado más potente de esta herramienta, pues te permite organizar los distintos grupos o equipos de trabajo que existen en una organización. Con ellos podrás organizar reuniones, mantener conversaciones o compartir documentos entre otras muchas funciones.

Si esto no fuera poco, Microsoft Teams nos permite organizar un grupo en distintos Canales. Por ejemplo, en el siguiente grupo (Test) tenemos:

  1. General (pueden acceder todas aquellas personas añadidas al grupo).
  2. Jefes de proyecto (únicamente pueden acceder aquellos, que dentro del grupo han sido designados a este canal.
  3. Notificaciones (pueden acceder todas aquellas personas añadidas al grupo).

Dentro de los grupos y canales, podemos añadir aplicaciones que nos pueden ser útiles, como, por ejemplo, una Excel con un listado de clientes con sus datos de contacto, podemos añadir nuestros cuadros de mando o informes de PowerBi o un gestor de tareas para el equipo.

Ejemplo del listado de Clientes agregado en Microsoft Teams:

Es fundamental analizar y planificar desde el principio una correcta organización de grupos y canales. En sumamoOs acompañamos a nuestros clientes en este proceso, proponiendo distintos enfoques y facilitando la adopción de esta tecnología mediante la formación y el seguimiento.

5.  Realizar reuniones de equipo

Para finalizar, las reuniones de equipo es la forma más sencilla de convocar a varias personas, que se agenden en el calendario y además les llegue un aviso por correo de dicha reunión, ¡y todo eso sin salir de Microsoft Teams!

reunion-teams

 

Podemos seleccionar la opción Reunirse ahora que creará una reunión sin usuarios, y podremos ir añadiéndolos con la reunión iniciada.

También tenemos la opción de Nueva reunión que nos permitirá planificar una reunión, donde seleccionaremos una fecha, los integrantes, una descripción e incluso una sala en el caso de que se hagan uso de las salas de Microsoft 365.

Pero esto no es todo, justo al lado de Nueva reunión tenemos un desplegable que nos descubre dos opciones más: Programar una reunión lo que nos permitirá organizar una reunión que se repita cada cierto tiempo, cada semana o cada mes (según la configuración) y Evento en directo, con esta opción podremos realizar conferencias con hasta 10.000 asistentes, podremos seleccionar moderadores, y los usuarios podrán realizar preguntas o levantar la mano para solicitar la palabra.

 

6.  Mostrar conversaciones en una nueva ventana

Y por último, no podemos dejar de lado una de las últimas novedades que nos trae Microsoft Teams y que nos permite abrir distintas ventanas para no tener que ir cambiando de una conversación a otra.

El acceso es muy sencillo y dependerá del lugar donde nos encontremos:

Desde la ventana de Chat

Únicamente se ha de pasar el ratón sobre uno de los chats, y aparecerá el icono Botón ir a sitio web Chat Emergente. Al seleccionar esta opción se abrirá una nueva ventana emergente de conversación.

Chat Emergente MS Teams

 

Desde la propia conversación

Dirigete a la esquina superior derecha de la conversación y selecciona Chat emergente Botón ir a sitio web .

Chat Emergente

 

Desde una imagen de perfil

Haciendo doble clic en la imagen de Perfil de la persona con la que deseas conversar y listo: está en una nueva ventana.

En el cuadro comando

Escribiendo /pop en el cuadro comando de la parte superior de Teams. Elegimos la conversación que se deseas Mostrar.

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs tenemos totalmente integrado en nuestro día a día el uso de Microsoft Teams. De modo que, si quieres averiguar más detalles sobre esta herramienta, puedes contactar con nosotros para conocer cómo transformar la operativa de tu empresa aprovechando esta nueva generación de aplicaciones.

En sumamoOs recomendamos herramientas que unifiquen instrumentos de colaboración en un único canal. Destacamos dos de las que componen Microsoft 365 y Office 365: Microsoft SharePoint y Microsoft Teams.

 En respuesta al brote de Coronavirus o Covid19, Microsoft ofrece las funciones de Microsoft Teams gratis, haciendo el teletrabajo más sencillo. Proporcionará licencias ilimitadas de seis meses en su versión premium de Microsoft Teams y aplicaciones de colaboración a remoto para todas aquellas empresas que no cuenten con esta solución y quieran ofrecer de manera rápida y sencilla opciones de teletrabajo para sus empleados.

¿Qué es Microsoft Teams?

Es un espacio que permite chatear, reunirse, realizar llamadas y video llamadas, crear eventos en directo, compartir archivos, crear documentos, notas y colaborar remotamente, sin importar dónde estés.

¿Qué es Microsoft Sharepoint?

SharePoint es un portal de colaboración y gestor documental, que se utiliza como portal empresarial, sistema de almacenamiento en la nube y plataforma de gestión de documentos.

En función del perfil de cada empresa o institución pública, Microsoft está ofreciendo diferentes alternativas:

  •  Autónomos:
    • Si la persona dispone ya de una dirección de email de trabajo o de una institución educativa con Office 365, escríbenos a través de este enlace.
    • En el caso de aquellos usuarios que cuentan con una dirección de correo particular, como  Outlook o Gmail, pueden comenzar a utilizar Microsoft Teams de forma gratuita, escríbenos a través de este enlace para ayudarte si lo necesitas.
  •  Empresas e instituciones:
    • Las organizaciones que no cuenten con licencias de Microsoft pueden ponerse en contacto con nosotros para desplegar Office 365 E1 y Teams de manera gratuita. Así, podrán poner en marcha todos los servicios necesarios para habilitar escenarios de teletrabajo y trabajo flexible sin asumir ningún coste por licencia durante seis meses.
    • Aquellos clientes que ya cuenten con licencias de Office 365 pueden seguir las instrucciones de soporte técnico de Microsoft o pueden contactarnos para desplegar soluciones de teletrabajo basadas en Microsoft Teams de un modo rápido y sencillo.
    • Las instituciones educativas tienen a su disposición Office 365 A1 para educación, una licencia gratuita que permite poner a disposición de profesores, estudiantes y administradores de centros de formación las principales herramientas de comunicación, colaboración y productividad de Microsoft, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y Teams. Más información aquí.

Buenas prácticas para hacer teletrabajo:

  1. Sigue tu horario.
    Cuando se trabaja de forma online, uno de los principales problemas es establecer un horario laboral. Saber gestionar el tiempo de trabajo es muy importante. Se recomienda llevar a cabo la misma jornada que se tiene normalmente en la oficina. Tenemos que tener en cuenta que no trabajamos solos, sino en equipo, por lo que un desajuste en tu horario podría desencadenar en una falta de coordinación con los tiempos de los otros compañeros y esto supondría el bajo rendimiento del grupo.
  2. Continúa con una rutina de aseo y vestimenta.
    No te descuides. El hecho de mantener el aspecto que de forma cotidiana llevas a la oficina te beneficiará a la hora de no olvidar que sigues trabajando. No es necesario que vistas formalmente, pero tampoco en pijama. Lo recomendable para seguir el hábito, si así lo consideras, es vestir de una manera más informal permitiéndote trabajar de una manera más cómoda.
  3. Establece tu puesto de trabajo.
    Crear un buen ambiente de trabajo en casa es primordial. Hay que tener en cuenta que debes tener un espacio personal aislado de distracciones, cómodo, que te permita contar con todo el equipo necesario y en el que puedas trabajar de una forma similar a la de la oficina o despacho. Obviamente si tienes niños, tendrás que normalizar cuando requieran de tu atención.
  4. Estructura tu jornada.
    Como ya hemos dicho anteriormente, saber gestionar el horario debe ser un requisito a tener en cuenta a la hora de hacer teletrabajo. Plantéate una jornada de trabajo normal, con sus respectivos descansos, y ten en cuenta cuáles son los tiempos frecuentes en los que desarrollas cada actividad, y sobre todo, intenta planificar tus labores en función del resto de miembros de tu equipo y de tu familia, así podréis coordinaros más fácilmente y favorecer la conciliación laboral.
  5. Limita el uso de redes sociales.
    En la medida de lo posible, debemos alejarnos del uso de las RR.SS., a menos que sean las de la empresa y debamos trabajar con ellas. El uso continuado de las cuentas personales va a provocar un aumento de distracciones, que se resume en pérdida de tiempo, por lo que se recomienda alejar todos los dispositivos en los que tengamos las redes personales vinculadas del espacio de trabajo. No son imprescindibles, podrás disfrutar de ellas en los descansos.
  6. Utiliza herramientas para mantenerte conectado con el equipo.
    Debes conocer todos los recursos con los que cuenta tu empresa a la hora de mantener conversaciones online. Interactúa con tus compañeros, estableced pautas para coordinaros,o hablad acerca del desarrollo de los proyectos que están en marcha.
  7. Haz uso de la webcam, cuando sea necesario, y no pierdas el contacto visual.
    Pese a la distancia, hay que mantener las relaciones con tus compañeros. Mantener el buen clima laboral aunque sea de forma no presencial es importante a la hora de mantener nuestras necesidades sociológicas.

Contacta con nosotros y te ayudaremos a poner en marcha estas iniciativas para facilitar el teletrabajo en tu empresa.