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Cuando se va a realizar un proyecto de RPA, siempre surge la misma duda, cómo poder calcular el ROI del proyecto y cuánto tiempo se va a tardar en ver esos efectos beneficiosos de robotizar un proceso dentro de la compañía, a continuación vamos a repasar los puntos clave a tener en cuenta en el ROI de un RPA.

¿Qué es el ROI de un RPA?

El ROI es medir el retorno de la inversión de un proyecto. Cuando normalmente se suele escuchar o hablar acerca del ROI de un proyecto siempre se centraliza única y exclusivamente en escuchar o hablar de euros, es decir, el dinero invertido en un proyecto con respecto al dinero que ese proyecto genera para poder cuantificar en cuanto tiempo la inversión estará amortizada.

Sin embargo, cuando se habla del ROI en un RPA hay que tener en cuenta más elementos a parte de los meramente cuantitativos, como la mejora en la eficacia en el trabajo o el soporte que obtienen los trabajadores de la compañía al tener estos procesos robotizados. Por tanto, para poder calcular el ROI de un RPA se deberán tener en cuenta más apartados.

¿Cómo calcular el ROI de un RPA?

Para calcular el ROI hay que tener en cuenta que el retorno empieza de forma inmediata, una vez el proceso está implantado ya empieza a ser beneficioso para la empresa, por tanto, no hay que esperar un tiempo hasta que empieza a funcionar y a partir del cual empezar el retorno de la inversión, si no que de forma inmediata se puede cuantificar la carga de trabajo que el proceso estará realizando con respecto al tiempo que tardaría el trabajador en realizarlo.

Un ejemplo sencillo sería el cálculo en base al coste en horas del trabajador, si por cada hora un trabajador costara a la empresa 20€, y la robotización de procesos le está liberando a un departamento de 4h al día de trabajo rutinario, se puede concretar que el ROI diario de manera cuantitativa es de 80€ al día. Si se extiende a la semana sería de 400€ y al mes un total de 1.600€.

Este no es el único factor para tener en cuenta el cálculo del ROI de un RPA, el trabajador que ya no tiene que realizar estas tareas repetitivas y tediosas va a tener 2 beneficios inmediatos:

  • El primero de estos beneficios es que el trabajador puede dedicar ese tiempo en otras tareas de más valor para la empresa, por tanto, esas 4h diarias que antes dedicaba única y exclusivamente a estas tareas que ahora el proceso robotizado le está liberando las puede dedicar a tareas de mucho más valor para la propia empresa. Con lo cual al ROI del proceso también se le pueden sumar estos 80€ al día de este trabajo que de no ser por el robot no se podría realizar en este momento, lo cual conllevaría que este trabajo se debería posponer suponiendo además un retraso en tareas de más relevancia para la empresa.
  • El segundo beneficio es liberar al trabajador de estas tareas repetitivas reduciendo el agotamiento gradual que generan y mejorando la satisfacción de su empleados, algo difícil de medir en términos cuantitativos pero que mejora la eficiencia del trabajo y la motivación dentro del puesto de trabajo.

Para tener una visión global del ROI de un RPA también se deben tener en cuenta factores que afectan al trabajo desempeñado por el robot, estas tareas que se han delegado en el robot siempre se van a ejecutar de la misma forma, en las mismas circunstancias, impulsando la productividad al máximo y evitando errores que supondrían un retrabajo dentro de los departamentos.

Pese a este ejemplo expuesto, hay que tener siempre en mente que el robot nunca se cansa, con lo cual hay que considerar siempre que el robot óptimo y al que más rendimiento se le saca es aquel que tiene suficientes procesos como para estar la mayor parte del día realizando trabajos para la empresa.

Conclusiones

En un proyecto RPA el retorno empieza de forma inmediata y hay que tener varios factores a la hora de determinar el ROI, la parte más directa es la referente a las horas de trabajo que el proceso robotizado está desempeñando para la empresa, pero adicionalmente también hay otros factores más difíciles de cuantificar pero que el proceso también impulsa como son la reducción de errores y motivación en los trabajadores al verse liberados de trabajos tediosos y repetitivos.

A todo esto, hay que sumarle que los propios trabajadores liberados de estas tareas repetitivas también podrán desempeñar otras tareas de más valor para la empresa con lo cual esto incrementa en gran medida el ROI del proceso pues no solamente está sacando trabajo si no que permite que trabajo de más relevancia también se pueda realizar en paralelo por las propias personas a las que el robot está liberando.

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs somos partner de UiPath, líder de mercado en soluciones RPA. Si quieres averiguar más detalles sobre la robotización de procesos, puedes echar un vistazo aquí o contactar con nosotros para conocer como transformar tu empresa empleando tecnología RPA.

RPA

¿Cuál es la diferencia entre RPA y un robot? Cuando escuchamos la palabra robot, nos viene a la mente los brazos robóticos que se utilizan en las cadenas de montaje para realizar trabajos repetitivos y automáticos. La introducción de estos robots dentro del proceso de producción, permitió mejorar la precisión de las tareas, redujo el número de errores cometidos y mejoró la calidad del producto final.

Sin embargo, si hablamos de RPA o Automatización Robótica de Procesos, nos estamos refiriendo a un software llamado robot, que replica las acciones de una persona, interactuando con la interfaz gráfica de un ordenador como lo haría un empleado, y utiliza técnicas de Inteligencia Artificial y Machine Learning para ser más versátil. El robot repetirá el proceso tantas veces como se necesite sin agotarse y puede encargarse de automatizar múltiples procesos de la empresa, incluso, de diferentes departamentos.

«Los robots siempre operan de la misma forma, en las mismas circunstancias, impulsando la productividad y evitando errores.»

La tecnología RPA está transformando la forma de trabajar de las empresas, los robots se comunican con los sistemas y las aplicaciones ya existentes en la organización para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo de los empleados.

Podemos identificar dos tipos de robotización:

Robotización atendida

Este tipo de robotización se utiliza para apoyar a los empleados en sus tareas del día a día, colaborando con él.

El usuario tiene instalado el robot en su puesto de trabajo y es el empleado quién decide iniciarlo de forma manual para que realice las acciones que tiene definidas dentro del proceso.

La robotización atendida se puede utilizar para dar apoyo al departamento de Finanzas en la descarga de recibos y movimientos bancarios de diferentes entidades,  o al departamento de Almacén en el acceso a portales externos de agencias de transporte y realizar gestiones.

Robotización desatendida

La robotización desatendida se ejecuta de forma automática, sin intervención de un usuario.

El robot se encuentra instalado en un servidor y las automatizaciones se planifican en base a un calendario o un evento que provoca que se inicie.

Se puede utilizar la robotización desatendida para dar de alta las facturas recibidas por email en el aplicativo de contabilidad de la empresa, o filtrar correos electrónicos y clasificarlos por clientes, proveedores, pedidos, etc.

¿Qué beneficios podemos obtener?

Cuando empleamos la tecnología RPA en nuestros procesos manuales y repetitivos, obtenemos los siguientes beneficios directos:

  • Los robots realizan tareas en base a unas reglas predefinidas, mejorando la precisión y la calidad del resultado del proceso.
  • La tecnología RPA permite ajustar los procesos según las necesidades, proporcionando escalabilidad para cubrir una alta demanda puntual.
  • Los robots realizan jornadas de 24x7x365 sin cometer errores, incrementando la productividad.
  • Robotizar trabajos y tareas repetitivas libera a las personas de trabajos tediosos o poco gratificantes, mejorando la satisfacción de los empleados.

¿Cómo podemos identificar los procesos que son factibles a robotizar? 

Es fácil identificarlos, el proceso tiene que cumplir estas reglas:

  1. Debe estar basado en reglas, es decir, cuando se ejecuta el proceso se aplica un conjunto de lógicas sin necesidad de involucrar ninguna decisión humana en el proceso.
  2. Debe ser estable, no debe variar en los próximos meses para que se pueda recuperar la inversión fácilmente.
  3. Debe usar entradas estándar, el proceso gestionará documentos de texto, hojas de cálculo, emails, PDFs, web, un programa nativo en el sistema, etc.
  4. El proceso debe ser repetitivo, es importante que los procesos sean repetitivos para los usuarios, para que la reducción de costes sea inmediata.
  5. Debe tener un alto volumen de ejecución, se tiene que ejecutar muchas veces de forma periódica.

Si las cumple, el proceso será potencialmente robotizable y podremos calcular el retorno de la inversión.

Como podéis ver, en las empresas existen muchos procesos susceptibles a ser robotizados. En sumamoOs hemos implantado soluciones RPA para diferentes departamentos. A continuación, os citamos algunos ejemplos:

  • Administración y finanzas
    • Gestión y clasificación de documentos recibidos por proveedores.
    • Obtención de facturas desde el email y contabilización en el ERP.
    • Descarga de recibos y movimientos contable.
    • Cuadre contable con la información almacenada en el ERP.
    • Alta de facturas EDI en el ERP.
    • Automatización de remesas de recibos y registro en el ERP.
    • Consolidación de información financiera desde diferentes fuentes.
    • Presentación de impuestos.
  • Almacén
    • Procesamiento de los documentos prueba de entrega para registrarlos en el ERP.
    • Automatización en las órdenes de compra.
  • Recursos humanos
    • Apoyo al departamento automatizando las altas y bajas de usuarios en diferentes aplicaciones.
  • Pricing
    • Creación de sistemas web-scraping para realizar un análisis de competidores.
  • E-Commerce
    • Generación de informes unificados de forma automática para facilitar el análisis en la operativa diaria.
    • Integración de Marketplaces con ERP en plataformas que no disponían de APIs.

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En sumamoOs somos partner de UiPath, líder de mercado en soluciones RPA. Si quieres averiguar más detalles sobre la robotización de procesos, puedes echar un vistazo aquí o contactar con nosotros para conocer como transformar tu empresa empleando tecnología RPA.