Cortesía de Microsoft, los buzones compartidos son una funcionalidad pertenenciente a Microsoft Exchange Online, el servicio de correo en la nube de Microsoft.
✅ En este post te explicamos qué es un buzón compartido y cuáles son los aspectos importantes a tener en cuenta antes de crear uno. ¡Vamos allá!
¿Qué es un buzón compartido?
Como dice su nombre, se trata de un buzón de correo electrónico en el que varios usuarios tienen acceso y pueden leer y responder a los correos que lleguen a ese buzón. Pongamos un ejemplo:
Imagina que el departamento de atención al cliente de tu empresa recibe al día 500 correos. Contestar a todos es tarea imposible para una persona. Un buzón compartido te permite agregar a todo el equipo de atención al cliente a una dirección de correo electrónico común, por ejemplo, atencionalcliente@ejemplo.com, desde la que podrán supervisar y enviar correos electrónicos a los clientes.
Aspectos a tener en cuenta antes de crear tu buzón compartido
- Puedes almacenar hasta 50 GB sin licencia. Una vez superado el límite, necesitas asignar una licencia al buzón para obtener mayor almacenamiento. También puedes eliminar todos aquellos correos que pesen mucho, como los correos con documentos adjuntos. Si se sobrepasa el límite de almacenamiento, el buzón no podrá enviar ni recibir correos.
- Para crear un buzón compartido, debe suscribirse a un plan de Microsoft 365 que incluya correo electrónico (servicio de Exchange Online)
- Los usuarios con roles de administrador global o administrador de Exchange pueden crear buzones compartidos.
- Para poder usar un buzón compartido, se debe dar permisos a los usuarios deseados. No proporciones acceso a usuarios ajenos a tu empresa.
- Tienes acceso a los buzones compartidos tanto en la web de Outlook desde el explorador, como en la aplicación Windows, iOS y Android.
- Es recomendable no incluir a más de 25 usuarios en un buzón compartido, ya que podría provocar fallos de conexión o duplicación de mensajes.
Pasos para crear un buzón compartido y calendario compartido
Agregar el buzón compartido en Outlook
¡IMPORTANTE! Solamente aparece el buzón compartido en Outlook si la asignación automática está habilitada. Aunque la asignación automática está activada de forma predeterminada, ¿qué ocurre si no es así? Si al entrar a Outlook no ves el buzón compartido, sigue los siguientes pasos:
- Abre Outlook.
- Pincha en la pestaña Archivo de la lista de opciones.
- Selecciona Configuración de la cuenta y, después, vuelve a seleccionar Configuración de la cuenta desde el menú.
- Pincha en la pestaña Correo electrónico.
- Una vez esté resaltada la cuenta correcta, elige Cambiar. Después, Más configuraciones > Avanzadas > Agregar.
- Elige la dirección de correo electrónico compartido y dale a aceptar.
- Siguiente > Finalizar > Cerrar.
Usar el calendario compartido
El calendario compartido, creado de manera automática tras la creación del buzón compartido, está integrado en Outlook y permite que todos los usuarios del buzón compartido gestionen dicho calendario, creando y supervisando citas. Pongamos un ejemplo:
Es un mes de septiembre con una alta demanda. Decides crear un buzón compartido para tu departamento de compras. Todos los miembros del departamento concertan citas con tus proveedores. ¡Tu equipo puede ver todas las citas creadas y gestionarlas! Así evitarás problemas de organización y solapamiento.
Para usarlo, solamente tienes que abrir la vista de calendario en Outlook y seleccionar el buzón compartido. ¡Voilà, ya puedes crear tus citas junto a tu equipo!
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