Tradicionalmente, las empresas han dividido sus instrumentos de colaboración en varias líneas. De este modo, existían diferentes canales con los que, entre otras cosas, los miembros de la organización podían comunicarse entre ellos y compartir información relevante.
No obstante, en los últimos años, han ido apareciendo nuevas herramientas que unifican estos instrumentos de colaboración en un único canal. En este artículo destacamos dos de las que componen la suite de Office 365: Microsoft SharePoint y Microsoft Teams.

Una nueva generación de herramientas

Microsoft Sharepoint y Microsoft Teams, junto con otras, constituyen una nueva generación de herramientas que alinean todas las posibles formas de colaboración en un único sentido. Esto presenta una serie de ventajas:

Todo lo necesario en un mismo lugar

Imagina que estás inmerso en una tarea importante, ¿qué mejor que tener las herramientas que necesitas en un mismo lugar? De este modo en Microsoft Teams mensajes, reuniones, apuntes y documentos están todos juntos, pudiendo ser accesibles por cualquier persona del equipo en tiempo real.

La nube como tu principal aliado

Olvídate de tener que enviar fastidiosos e-mails al resto del equipo para mantenerlos al tanto de aquello que estás haciendo. Cuando cargas un documento en Microsoft Teams, se envía una notificación al resto del equipo indicando la existencia de ese fichero.

Presenta la información y conversa sobre ella

El equipo puede tener una conversación directamente en el canal sobre la información que se presenta allí mismo. Así se elimina la necesidad de enviar un vínculo a una herramienta externa.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Como comentamos en anteriores artículos, SharePoint es una aplicación que se utiliza como un sistema de almacenamiento y plataforma de gestión de documentos.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es el nuevo espacio de trabajo basado en mensajería de Office 365. Es una plataforma que ofrece mensajería con archivos adjuntos y reuniones en un espacio virtual en tiempo real.

¿Cómo se complementan?

Microsoft Teams y los sitios de equipo de SharePoint se organizan por el asunto, el proyecto, la organización o incluso algún otro aspecto. A partir de ahí, para cualquier organización, los canales de Microsoft Teams seguirán una estructura similar a los equipos de SharePoint (también conocidos como sitios de equipo).

Cada grupo de Microsoft Teams tiene un sitio de equipo de SharePoint asociado a él y es allí donde los documentos del canal se almacenan. Cada canal es asociado con una carpeta en la biblioteca de documento del sitio de SharePoint.

¡Vayamos a la práctica!

Ahora ya tenemos la idea de que Microsoft Teams y Microsoft Sharepoint forman un equipo perfecto trabajando juntos. Pero… ¿cómo llegar a ello?

Lo primero que necesitaremos conocer es si nuestro sitio de Sharepoint es un sitio clásico o moderno. Esto resulta importante ya que, si se trata de un sitio clásico, antes de dar de alta un nuevo equipo desde Microsoft Teams deberemos dar de alta un nuevo grupo de Office 365. En un sitio moderno este paso no es necesario, ya que se añade automáticamente con la creación del sitio.

De forma que nos resulte más sencillo poder distinguir entre ambos tipos de sitios, en la siguiente ilustración se muestra el formulario de edición de un sitio clásico y el de un sitio moderno:

Una vez cumplidos los requisitos previos, crearemos nuestro equipo en Microsoft Teams mediante la opción Crear equipo.

Seguidamente, buscaremos la opción Crear desde un grupo de Office 365 existente.

Tan sólo nos quedará seleccionar el grupo de Office 365 al que estará asociado el equipo de Microsoft Teams.

¡Eso es todo! Ya podremos añadir documentos que se replicarán en el sitio de Sharepoint y que, a la vez, estarán disponibles desde el canal del equipo.

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs tenemos un gran conocimiento en la gestión documental con Microsoft Sharepoint. Además, tenemos totalmente integrado en nuestro día a día el uso de Microsoft Teams. De modo que, si quieres averiguar más detalles sobre ambas herramientas, puedes echar un vistazo aquí o  contactar con nosotros para conocer cómo transformar la operativa de tu empresa aprovechando esta nueva generación de aplicaciones.