Posts publicados por Adrián Vazquez

SharePoint como gestor documental

SharePoint como gestor documental
Imagina por un momento que todas esas hojas de cálculo, facturas y documentos digitales perdidos entre los diferentes departamentos de tu empresa pudieran estar unificados, clasificados y accesibles por cualquier usuario esté donde esté. ¿Te resulta difícil de creer? Con Microsoft SharePoint es posible y en este artículo te contamos sus principales características.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint, la herramienta de gestión documental de Microsoft, ofrece a las organizaciones un conjunto de funcionalidades con las que mejorar su operativa diaria.

Destaca principalmente su potencia para la administración de la documentación de la empresa. Sin embargo, ahí no queda todo. También ofrece importantes herramientas que permiten integrar procesos de la organización, de forma que puedan ser automatizados.

Entre sus capacidades destacan:

  • Gestión documental mediante listas o conjuntos de documentos.
  • Indexación de la información, con la que realizar posteriores búsquedas de una manera rápida y eficaz.
  • Historial de versiones, con los que poder controlar los cambios realizados por los diferentes usuarios, auditar, etc.
  • Aprobación de documentos.
  • Flujos de aprobación y alertas, con los que asignar tareas a usuarios en procesos críticos de la organización.
  • Firmas electrónicas de documentos.
  • Integración con el resto de aplicaciones que conforman la suite de Office 365.
  • Facilidad para ser ampliada y desarrollar nuevas soluciones basadas en la plataforma.
SharePoint

¿Qué ventajas tiene respecto a un gestor tradicional?

La nube como centro neurálgico de la empresa

Se acabó el tener los documentos dispersos entre los distintos departamentos de la organización, con la posible pérdida de información que ello conlleva. Microsoft SharePoint unifica la información que es importante para el negocio y la hace accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Multiplataforma

La experiencia de usuario de SharePoint ha sido optimizada para estar totalmente adaptada y ser fluida en cualquier dispositivo.

Un único equipo

La comunicación entre las personas que conforman una empresa es fundamental para el correcto desarrollo de la organización. Es por ello por lo que Microsoft SharePoint, mediante su integración con grupos de correo electrónico y de otras herramientas colaborativas como Microsoft Teams, facilita la cooperación entre los usuarios, de forma que puedan compartir información en cualquier momento.

Comparte y oculta lo que consideres necesario

Microsoft SharePoint permite compartir aquello que el resto de los usuarios deben conocer y mantiene a salvo información que no deba caer en manos equivocadas. Mediante el control de políticas de acceso y permisos, la herramienta gestiona qué información comparten los usuarios de la empresa y que ese intercambio sea seguro.

¿Qué puede ofrecerme SharePoint?

Con todo lo comentado anteriormente, Microsoft SharePoint es una potente herramienta que permitirá la gestión de la documentación de tu empresa, así como la automatización de tediosos procesos de clasificación de estos. Además, facilitará la cooperación entre los integrantes de tu organización, pudiendo llevar a cabo tareas simultáneamente.

En sumamoOs tenemos un gran conocimiento en la gestión documental. Si quieres averiguar más detalles sobre Microsoft SharePoint o como llevar a cabo el tratamiento digital de los documentos de tu empresa, puedes echar un vistazo aquí o  contactar con nosotros para conocer cómo transformar la operativa de tu empresa empleando una herramienta de trabajo integral.

BI Moderno: Un nuevo enfoque

BI Moderno: Un nuevo enfoque
En los últimos años ha aparecido una nueva tendencia dentro del mundo de la inteligencia empresarial conocida como BI Moderno. Sin embargo… ¿Qué significa? En este artículo daremos algunas pinceladas sobre el concepto.

BI Tradicional vs BI Moderno

Como es lógico, antes de meternos a analizar el concepto de BI Moderno, sería necesario revisar que se conoce como BI Tradicional. Dentro de esta visión se podrían situar soluciones con modelos multidimensionales, de gran coste y donde el actor principal no es el usuario final, sino que la información se presenta controlada y gestionada por los profesionales IT.

A partir de 2016, Gartner dividió su conocido cuadrante mágico en dos enfoques, separando las soluciones BI en:

  • Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms, donde sitúa herramientas fáciles de usar, enfocadas a la visualización de datos y en las que el control y la manipulación de la información se realiza por parte del usuario.
  • Market Guide for Enterprise-Reporting-Based Platforms, que incluye soluciones más complejas para implantar y que suponen un mayor coste para la compañía basadas en funciones como Reporting, análisis Ad-hoc o cubos OLAP entre otras.
Cuadrante mágico BI Moderno

¿Qué entendemos entonces por BI Moderno?

Siguiendo esta diferenciación, las soluciones de inteligencia empresarial situadas en el primer enfoque se integrarían en el término de BI moderno. Se trata de soluciones ágiles e intuitivas que se podrían acuñar como “self-service”. Empleando modelos tabulares y sin un coste demasiado elevado, el usuario de negocio puede conectar con sus datos de una manera fácil, rápida y no menos atractiva que una solución tradicional. Así, gana en capacidad de análisis de su empresa en tiempo real y, sobre todo, en autonomía.

Dentro de estas soluciones podemos encontrar ejemplos como Tableau, Power BI o Qlik. Aunque estas herramientas destacan principalmente por su gran capacidad para la visualización de informes, también presentan características para:

  • Acceder a los datos estén donde estén y en el formato en el que se encuentren. En su mayoría, este tipo de herramientas tienen funciones con las que modelizar la información y obtener únicamente los datos necesarios para la organización.
  • Cooperar entre usuarios y organizaciones. Los datos pueden ser compartidos internamente entre empleados o áreas de una empresa, o incluso de manera externa, en sitios de dominio público.
  • Facilitar el proceso de obtener los datos y presentarlos más tarde. No son necesarios grandes conocimientos para obtener la información de diferentes orígenes y visualizarlos mediante informes.

¿Y qué pasa con el BI Tradicional?

¿Ya no existen proyectos donde se pueda emplear este enfoque? Por supuesto que sí. No todas las empresas presentan las mismas necesidades o tienen los datos estructurados de la misma forma. Es muy posible que compañías donde la información se encuentre descentralizada precisen de soluciones más complejas como, por ejemplo, podría ser la construcción de un Data Warehouse para unificar todos esos datos y, posteriormente, presentarlos en estas nuevas herramientas comentadas anteriormente.

¿Quieres saber más?

En sumamoOs somos partner de Microsoft especializados en el análisis y extracción de datos con Power BI, una de las herramientas líder en esta nueva corriente en el mundo del Business Intelligence conocida como BI Moderno. Además, tenemos un gran conocimiento en la utilización de otras herramientas de explotación de la información o de inteligencia artificial. Si quieres averiguar más detalles sobre estas tecnologías, puedes echar un vistazo aquí o contactar  con nosotros para conocer cómo estar al día en las nuevas tendencias que marcan la pauta actualmente en el ámbito de la inteligencia empresarial.

Próximamente…

¿Te has quedado con ganas de más? Si es así, en próximos artículos hablaremos de Big Data, Definición y aplicaciones prácticas.

Fuente imagen principal: es.vecteezy.com/

¿Qué es Power BI?

¿Qué es Power BI?
Hace algunos años, Microsoft apostó fuerte por una herramienta de inteligencia empresarial llamada a ser una referencia en su sector conocida como Microsoft Power BI, pero… ¿Qué es Power BI? ¿Qué funcionalidades tiene? Y sobre todo… ¿Qué puede ofrecerme a mí y a mi empresa? Demasiadas preguntas sin resolver… ¡Vamos allá!

¿Qué se conoce como Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI es una solución de inteligencia empresarial que permite absorber información de diferentes orígenes de datos, analizarla, procesarla y posteriormente presentarla mediante intuitivos paneles o informes a los usuarios.

Estos informes pueden ser compartidos con muchos usuarios dentro de una misma empresa u organización, de modo que, por ejemplo, tengan la posibilidad de:

  • Evaluar la situación del negocio y de la competencia en tiempo real.
  • Tomar mejores decisiones en base a los datos.

No sólo eso, sino que además estos paneles o informes permiten ser incrustados en la página web o aplicación de acceso público de la empresa, de forma que información pública de la organización pueda ser accesible por usuarios de cualquier parte del planeta.

¿Qué beneficios ofrece?

Fácil, rápido e intuitivo

Mediante una serie de gráficos y componentes fáciles de utilizar, Power BI presenta los datos de una forma clara, personalizable y que se pueda captar de un vistazo. Además, no son necesarios grandes conocimientos para, a partir de informes, elaborar paneles donde sintetizar parte de la información para visualizarla aún más rápidamente.

Datos y más datos, estén donde estén

Hojas de cálculo de Excel, Google Analytics, Microsoft SQL Server, Facebook, Twitter… No importa dónde estén los datos ni el formato que tengan, Power BI unifica multitud de orígenes de datos.

Procesamiento de los datos

Empleando Power Query, herramienta ETL (Extract, transform and load) integrada en Power BI, se pueden procesar los datos del origen, limpiándolos y moldeándolos para emplear únicamente la información que realmente da valor a la organización.

Información en tiempo real

Con los paneles de Power BI, los usuarios pueden definir alertas y conocer información en tiempo real de la empresa, de forma que puedan tomar mejores decisiones en su día a día o aprovechar las oportunidades cuando se presentan.

Contenido personalizado para la organización

Empleando lo que se conoce como aplicaciones en Power BI, los responsables de cada área de la empresa pueden elaborar paquetes de paneles, informes y conjuntos de datos que permitan distribuir la información entre los usuarios con un solo clic.

Preguntas y respuestas

Mediante la funcionalidad de Q&A, los usuarios pueden formular preguntas en lenguaje natural y obtener como respuesta la información que necesitan. Por ejemplo, ¿cuál ha sido el número de huéspedes que ha tenido mi hotel en lo que va de año?

Multidispositivo

Al ser un servicio en la nube, es indiferente desde donde se accede a los datos. Además, Power BI está presente para Windows, iOS y Android.

Power BI Embedded

Power BI Embedded permite dar valor a la página web o aplicación de la empresa integrando objetos visuales e informes completamente interactivos.

Esquema funcional de Power BI

¿Qué puede ofrecerme?

Con todo lo comentado anteriormente, Power BI es una herramienta que nos ayudará a elaborar informes a partir de los datos de la compañía sin demasiadas complicaciones. Es perfecta para controlar el día a día de la empresa, así como solución estratégica que nos permita competir con otras organizaciones del sector.

Por otra parte, tiene un precio que se adapta al servicio que necesitas. Dispone de dos tipos de licencias, Pro y Premium. Con la primera, dispondremos de todas las características básicas que tiene Power BI por un coste de 8,40 € al mes, mientras que con una licencia Premium obtendremos alguna característica adicional a las disponibles con la licencia Pro por un coste que depende del número de nodos de capacidad que contratemos.

En sumamoOs somos partner de Microsoft especializados en el análisis y extracción de datos con Power BI, de modo que, si quieres averiguar más detalles sobre la herramienta, puedes echar un vistazo aquí o contactar directamente con nosotros a través del siguiente formulario para conocer cómo transformar tu empresa empleando una herramienta líder en el sector de la inteligencia empresarial.