En sumamoOs recomendamos herramientas que facilitan el teletrabajo y que unifican instrumentos de colaboración en un único canal. Destacamos dos de las que componen Microsoft 365 y Office 365: Microsoft SharePoint y Microsoft Teams.
En respuesta al brote de Coronavirus o Covid19, Microsoft ofrece las funciones de Microsoft Teams gratis, haciendo el teletrabajo más sencillo. Proporcionará licencias ilimitadas de seis meses en su versión premium de Microsoft Teams y aplicaciones de colaboración a remoto para todas aquellas empresas que no cuenten con esta solución y quieran ofrecer de manera rápida y sencilla opciones de teletrabajo para sus empleados.
¿Qué es Microsoft Teams?
Es un espacio que permite chatear, reunirse, realizar llamadas y video llamadas, crear eventos en directo, compartir archivos, crear documentos, notas y colaborar remotamente, sin importar dónde estés.
¿Qué es Microsoft Sharepoint?
SharePoint es un portal de colaboración y gestor documental, que se utiliza como portal empresarial, sistema de almacenamiento en la nube y plataforma de gestión de documentos.
En función del perfil de cada empresa o institución pública, Microsoft está ofreciendo diferentes alternativas:
- Autónomos:
- Si la persona dispone ya de una dirección de email de trabajo o de una institución educativa con Office 365, escríbenos a través de este enlace.
- En el caso de aquellos usuarios que cuentan con una dirección de correo particular, como Outlook o Gmail, pueden comenzar a utilizar Microsoft Teams de forma gratuita, escríbenos a través de este enlace para ayudarte si lo necesitas.
- Empresas e instituciones:
- Las organizaciones que no cuenten con licencias de Microsoft pueden ponerse en contacto con nosotros para desplegar Office 365 E1 y Teams de manera gratuita. Así, podrán poner en marcha todos los servicios necesarios para habilitar escenarios de teletrabajo y trabajo flexible sin asumir ningún coste por licencia durante seis meses.
- Aquellos clientes que ya cuenten con licencias de Office 365 pueden seguir las instrucciones de soporte técnico de Microsoft o pueden contactarnos para desplegar soluciones de teletrabajo basadas en Microsoft Teams de un modo rápido y sencillo.
- Las instituciones educativas tienen a su disposición Office 365 A1 para educación, una licencia gratuita que permite poner a disposición de profesores, estudiantes y administradores de centros de formación las principales herramientas de comunicación, colaboración y productividad de Microsoft, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y Teams. Más información aquí.
Buenas prácticas para hacer teletrabajo:
- Sigue tu horario.
Cuando se trabaja de forma online, uno de los principales problemas es establecer un horario laboral. Saber gestionar el tiempo de trabajo es muy importante. Se recomienda llevar a cabo la misma jornada que se tiene normalmente en la oficina. Tenemos que tener en cuenta que no trabajamos solos, sino en equipo, por lo que un desajuste en tu horario podría desencadenar en una falta de coordinación con los tiempos de los otros compañeros y esto supondría el bajo rendimiento del grupo. - Continúa con una rutina de aseo y vestimenta.
No te descuides. El hecho de mantener el aspecto que de forma cotidiana llevas a la oficina te beneficiará a la hora de no olvidar que sigues trabajando. No es necesario que vistas formalmente, pero tampoco en pijama. Lo recomendable para seguir el hábito, si así lo consideras, es vestir de una manera más informal permitiéndote trabajar de una manera más cómoda. - Establece tu puesto de trabajo.
Crear un buen ambiente de trabajo en casa es primordial. Hay que tener en cuenta que debes tener un espacio personal aislado de distracciones, cómodo, que te permita contar con todo el equipo necesario y en el que puedas trabajar de una forma similar a la de la oficina o despacho. Obviamente si tienes niños, tendrás que normalizar cuando requieran de tu atención. - Estructura tu jornada.
Como ya hemos dicho anteriormente, saber gestionar el horario debe ser un requisito a tener en cuenta a la hora de hacer teletrabajo. Plantéate una jornada de trabajo normal, con sus respectivos descansos, y ten en cuenta cuáles son los tiempos frecuentes en los que desarrollas cada actividad, y sobre todo, intenta planificar tus labores en función del resto de miembros de tu equipo y de tu familia, así podréis coordinaros más fácilmente y favorecer la conciliación laboral. - Limita el uso de redes sociales.
En la medida de lo posible, debemos alejarnos del uso de las RR.SS., a menos que sean las de la empresa y debamos trabajar con ellas. El uso continuado de las cuentas personales va a provocar un aumento de distracciones, que se resume en pérdida de tiempo, por lo que se recomienda alejar todos los dispositivos en los que tengamos las redes personales vinculadas del espacio de trabajo. No son imprescindibles, podrás disfrutar de ellas en los descansos. - Utiliza herramientas para mantenerte conectado con el equipo.
Debes conocer todos los recursos con los que cuenta tu empresa a la hora de mantener conversaciones online. Interactúa con tus compañeros, estableced pautas para coordinaros,o hablad acerca del desarrollo de los proyectos que están en marcha. - Haz uso de la webcam, cuando sea necesario, y no pierdas el contacto visual.
Pese a la distancia, hay que mantener las relaciones con tus compañeros. Mantener el buen clima laboral aunque sea de forma no presencial es importante a la hora de mantener nuestras necesidades sociológicas.
Contacta con nosotros y te ayudaremos a poner en marcha estas iniciativas para facilitar el teletrabajo en tu empresa.
