¿Cómo estudiar los modelos en Power BI? Veámoslo con un ejemplo cotidiano. Estamos en la cocina y vamos a preparar una receta algo complicada. ¿Qué pasos seguirías para que quede de categoría? 

Seguramente empieces por leer la receta entera, entenderla, apuntar los ingredientes, comprobar que tienes las cantidades necesarias y planificar en qué momento vas a realizarla. 

Imagínate que la receta tiene frases ambiguas, que utiliza nombres distintos para referirse al mismo ingrediente, o hay ingredientes que no se mencionan en los pasos, que utiliza medidas distintas, que tiene abreviaturas que no logras identificar, que no optimiza el tiempo cuando pueden estar cocinándose varias cosas a la vez o que te guía a hacer un proceso varias veces innecesariamente.  

Puedes alcanzar un buen resultado con mucho esfuerzo de interpretación y ejecución, sin embargo, ¿conseguirías un mejor resultado si la receta viniese bien estructurada y explicada? 

Algo parecido sucede cuando desarrollamos un modelo de datos en Power BI. Por eso, hemos recopilado unas buenas prácticas para que tu informe obtenga tres estrellas Michelin ? 

1. Describir, describir, describir.  

– El nombre del archivo .pbix será la primera impresión del informe. Cuida que tenga un equilibrio correcto entre especificación y longitud. No utilices nombres de meses, años o similar, ya que será utilizado a lo largo del tiempo. Intenta no utilizar abreviaturas. 

– Comentar y nombrar adecuadamente los distintos elementos con los que trabajamos. Por ejemplo, aunque para nosotros sea sencillo interpretar el modelo y no veamos necesidad de comentar una tabla del tipo “Ventas”, hay que pensar en alguien que lo ve por primera vez. Quizá esta tabla se nutra de ventas con una característica concreta que a priori con el nombre no desciframos. Altamente recomendable comentar los siguientes elementos: 

• Power Query. Tanto en los pasos aplicados a la consulta como en el código M de alguna transformación personalizada. Esto facilitará hacer un seguimiento de cómo han cambiado los datos de origen hasta conseguir los datos “cocinados” que vamos a utilizar. 
• Tablas. Incluir de dónde vienen, qué contienen y características. 
• Campos. Qué información contiene, en qué formato y si es numérico sus unidades de medida. 
• Medidas DAX. Haciendo hincapié en cálculos complejos o medidas extensas. 
• Utiliza un lenguaje natural que sea fácil de entender por personas que no tengan nociones de programación y les ayude a comprender qué está haciendo el proceso. Evita también utilizar abreviaturas en la medida de lo posible. 

– Añade sinónimos en las propiedades de las columnas, las medidas y las tablas. Esto será de gran utilidad para el uso de la característica de Preguntas y Respuestas de Power BI. Tienes más información sobre esta característica en https://docs.microsoft.com/es-es/power-bi/create-reports/power-bi-tutorial-q-and-a 

– Muchas de las dudas que les surgen a los usuarios respecto al uso o contenido del informe suelen ser recurrentes, por lo que les sería de gran utilidad encontrar una Página de ayuda en el informe. 

2. Limpiar los datos con Power Query 

– Anexar consultas. El objetivo es tener una tabla con todos los datos de una misma dimensión o hecho que estén en distintos orígenes. Por ejemplo, tenemos clientes repartidos en dos bases de datos. Deberemos seleccionar en ambos orígenes las columnas que vamos a necesitar y tras establecer la misma estructura en ambos casos, anexaremos la información para obtener una sola tabla con toda la información. Asegurarse de eliminar duplicados puros y estudiar qué realizar con los duplicados no puros (aquellos que tienen distintos valores en la misma columna). 

– Combinar consultas. Incorporar en una única tabla columnas con información relacionada. Podríamos incorporar en la tabla de clientes la información relativa a la ciudad a la que pertenece, sin necesidad de tener que cargar la tabla que contiene la información de cada ciudad.  

– Claves subrogadas. Cada registro de tabla debe estar identificado únicamente por un valor numérico incremental, preferiblemente entero. Podemos crear claves desde la pestaña Agregar columna > Columna de índice. 

– Cargar sólo columnas que vayan a ser utilizadas. Aunque parezca obvio, solemos dejar columnas “por si acaso”. Lo mejor es eliminarlas en un paso de Power Query y si en el futuro se necesitaran, modificar o eliminar dicho paso. 

– Columnas personalizadas o calculadas. También se pueden crear en el apartado de Datos (Nueva columna DAX) en el informe. Una de las ventajas de crearlas en Power Query es suprimir aquellas columnas intermedias que finalmente no van a ser utilizadas en el modelo. 

– Desmarcar “Habilitar carga”.  En aquellas tablas intermedias que utilizamos para obtener las tablas finales y no deben estar visibles en el modelo. 

– Usa parámetros. Te ahorrará mucho tiempo en cambiar orígenes en las consultas, aplicación de filtros, reutilización de código... 

– Seleccionar datos desde una vista y no desde la tabla directamente. Tiene ventajas como control de accesos, mejora del rendimiento y reusabilidad. Para más información sobre las vistas puedes consultar la documentación de Microsoft. https://docs.microsoft.com/es-es/sql/relational-databases/views/views?view=sql-server-ver15  

3. Food–pairing: Modelo entidad – relación 

– Desactivar “Detectar automáticamente nuevas relaciones cuando se carguen los datos”. Lo mejor es que diseñemos las relaciones entre tablas sabiendo cuál es el resultado que queremos conseguir y así evitar que se creen relaciones erróneas o innecesarias.

– Desactivar “Fecha y horas automáticas”. Power BI crea una tabla oculta de fecha y hora automáticas para cada columna de tipo fecha. Es recomendable crear una tabla calendario propia con DAX para la creación de informes con inteligencia de tiempo.

– Restringir el uso de relaciones bidireccionales a las estrictamente necesarias. Se puede obtener puntualmente el resultado de un uso de relación bidireccional mediante la expresión CROSSFILTER de DAX. 

– Las relaciones inactivas sólo deben existir si han sido creadas por el desarrollador para un fin concreto. 

4. Elaboración y manipulación de campos: columnas y medidas DAX 

– Muestra un campo sólo una vez en todo el conjunto de datos. En ocasiones un campo está disponible en varias tablas, debemos seleccionar cuidadosamente cuál es el que nos proporciona la información que nos interesa y mostrar éste únicamente. Además, oculta aquellos campos que no aporten información al usuario de negocio, como identificadores, claves ajenas, etc. A muchos usuarios les gusta ver los ID’s, pero en general no es buena idea. 

– Organiza las medidas DAX. Las medidas tienden a crecer en un informe, las podemos organizar de dos maneras: 

• Carpeta para mostrar. En las propiedades de la medida, en la pestaña del modelo, podemos crear una carpeta de medidas dentro de una tabla. Es muy útil para tener juntas todas aquellas medidas que hacen referencia sólo a esa tabla. 
• Si la medida pudiera clasificarse dentro de dos o más tablas, lo más indicado es crear una tabla DAX vacía (BLANK()) que contenga las medidas comunes para mejor accesibilidad. 

– Usa mensajes de error. Mediante la función ERROR de DAX podemos proporcionarle información al usuario de qué es lo que está fallando cuando se produzca un error en una visualización. 

– Seleccionar el formato para campos numéricos, porcentaje y de fecha. En los campos numéricos prestar especial atención a los símbolos de separación de miles y a los decimales a mostrar, al igual que si se trata de un valor numérico o de un valor asociado a moneda. Esto dará una muy buena impresión en el informe y facilitará la tarea del analista. 

– Establecer resumen en las columnas numéricas y categoría de datos en columnas como ciudad, código postal, latitud, longitud... Tener el formato adecuado nos permitirá visualizar los datos correctamente, en el caso de las coordenadas, que se muestren los puntos en un mapa, o en el caso de los numéricos, que aparezcan totales en las tablas, que se apliquen promedios en agrupaciones por defecto... 

5. Emplatado del informe. Recomendaciones generales.  

– Reutilización de conjuntos de datos. Si se precisa crear un nuevo informe, debemos comprobar si los datos ya están siendo utilizados por otro informe. Si es así los aprovecharemos, consiguiendo no duplicar cargas, reduciendo el número de operaciones y mantenimiento (compartiendo un único modelo entre los dos informes). 

– Utilizar el historial de versiones. Utilizar OneDrive o un servicio de alojamiento en web como Bitbucket, nos permitirá recuperar una versión anterior del informe en caso de que algo salga mal. 

– Tema personalizado Power BI. Quizá necesites crear un tema con tus colores corporativos en vez de ir cambiando una a una todas las visualizaciones. Crea tus propios temas y ahorra tiempo con la siguiente ayuda: https://docs.microsoft.com/es-es/power-bi/create-reports/desktop-report-themes.  

– Configurar seguridad a nivel de fila. Restringe la visualización del informe según el rol que tenga el usuario. En un informe de ventas puedes restringir que los agentes visualicen sólo los datos de la región a la que pertenecen. Nunca dupliques informes para dar accesos limitados a la información. 

Con estos tips cualquier cocinero que se ponga frente a los fogones tendrá todos los utensilios e información necesaria para ser reconocido como un gran chef.

Desde el equipo de sumamoOs, os queremos desear unas felices fiestas y próspero año nuevo 2021. Estamos expectantes de qué nos estará preparando el equipo de Power BI para el mes de febrero.

¿Quieres conocer más detalles?

En sumamoOs somos partner de Microsoft especializados en el análisis y extracción de datos con Power BI, de modo que, si quieres averiguar más detalles sobre el uso de paneles e informes, puedes echar un vistazo aquí o contactar directamente con nosotros a través del siguiente formulario para conocer cómo transformar tu empresa empleando la infinidad de posibilidades que ofrece Power BI.

En esta última actualización de novedades Power BI diciembre, se han incluido grandes cambios y novedades para finalizar el año. También hay que tener en cuenta, que el equipo de desarrollo de Power BI se tomará unas vacaciones y no tendremos novedades en Enero del año 2021.

Echemos un vistazo:

1. Informes

Modelos compuestos/Composite Model (versión preliminar)

Esta adición permite a los informes usar DirectQuery para conectarse a Azure Analysis Services o Power BI Datasets como fuentes en combinación con otros DirectQuery y datos importados.

Esta función es ideal para los informes que desean combinar los datos de su modelo semántico empresarial con otros datos que pueden poseer, como una hoja de cálculo de Excel, o que desean personalizar o enriquecer los metadatos de su modelo semántico empresarial. Características principales:

• Conexión a datos de varias fuentes(ficheros, datasets, Azure Analysis Services).
• Crear relaciones entre diferentes fuentes de datos.
• Escribir medidas que usan campos de diferentes fuentes de datos.
• Crear elementos visuales que usen columnas de diferentes fuentes de datos.

En la siguiente imagen, podemos observar un ejemplo de conexión de múltiples orígenes de datos combinados:

Alberto Ferrari, consultor referente de Business Intelligence y Power BI, dijo lo siguiente sobre esta característica: “Nos acostumbramos a las actualizaciones mensuales con Power BI, pero no todos los meses son iguales. Chicos, la versión de diciembre de 2020 de Power BI es un hito histórico en el desarrollo de Business Intelligence. Histórico. Hito. No lo digo a la ligera; Tengo la edad suficiente para haber visto suceder muchas cosas en el mundo de la inteligencia empresarial. Algunos fueron agradables, otros geniales… esto no es ni agradable ni genial: esto es enorme: finalmente, puede sellar el matrimonio entre el autoservicio y la BI corporativa”. Recomendamos darle un vistazo al vídeo donde Alberto Ferrari nos comenta todo el potencial que tiene esta nueva característica.

Esta característica está en fase preliminar, y hay algunas de sus funciones que todavía no están disponibles, pero que acabarán llegando en el futuro. Os mostramos algunas de ellas:

• Parámetros desactivados para las bases de datos.
• El nivel de seguridad a nivel de línea (RLS) no está soportado.
• Las cadenas de formato en columnas y medidas de una fuente remota no se importan al modelo compuesto.

Gracias a esta característica, tendremos la posibilidad de reutilizar nuestros modelos y crear conjuntos de datos más simples que mejoran y simplifican nuestro desarrollo, y optimizan la eficiencia de los modelos.

Pequeños múltiplos – Small multiples (versión preliminar)

Ya está disponible de forma preliminar una nueva característica, que divide un objeto visual en varias versiones de sí mismo, presentadas una al lado de la otra, con sus datos divididos en estas versiones por una dimensión elegida. Por ejemplo, dividiendo un gráfico de columnas de «ventas por categoría» entre líneas de productos o países. Esta novedad en Power BI diciembre era una de las solicitudes de la comunidad más esperada.

Actualmente, se pueden crear pequeños múltiplos en:

• Gráficos de barras
• Gráficos de columnas
• Gráficos de líneas
• Gráficos de áreas

Para comenzar, debemos crear uno de los elementos visuales anteriores y elegir un campo a lo largo del cual se desea dividir los datos. Se arrastra ese campo a la sección de «múltiplos pequeños» en el panel Campos. Veremos el gráfico dividido en una cuadrícula de 2×2, donde los datos se han dividido a lo largo de la dimensión elegida. La cuadrícula debe llenarse con los gráficos de múltiplos pequeños, ordenados por el orden de clasificación de la dimensión elegida, de izquierda a derecha y luego de arriba a abajo.

En la configuración del visual, se puede configurar el diseño de la cuadrícula, hasta un máximo de 6 filas y columnas.

Etiquetas de confidencialidad de protección de datos

Mediante el uso de etiquetas de confidencialidad en Power BI Desktop, los archivos .pbix pueden clasificarse y protegerse fácilmente, de una manera similar a cómo lo hace con archivos de Excel, Word y PowerPoint.

Este nuevo soporte asegura que los datos permanecerán etiquetados, tanto cuando se publiquen en el servicio como cuando se descarguen del servicio como un archivo .pbix. Cuando un archivo .pbix etiquetado se publica en el servicio, tanto el conjunto de datos como el informe heredan la etiqueta aplicada originalmente al archivo .pbix.

Las etiquetas pueden tener una configuración de cifrado aplicada. La aplicación de dicha etiqueta garantiza que el archivo esté cifrado mientras se almacena, independientemente de si está en un workspace o en servicios en línea.

Para los archivos .pbix cifrados, Power BI Desktop respeta la configuración de la etiqueta de confidencialidad de Protección de la información de Microsoft para garantizar que solo los usuarios privilegiados puedan verla y editarla.

2. Conectividad de datos

Mejoras en Power Query y Dataflows

Durante el mes de noviembre y en estas novedades Power BI diciembre, se han lanzado muchas funciones nuevas de Power Query & Dataflows:

• Transformaciones de datos y mejoras del editor de consultas: vistas de diagrama y esquema, conector web, columna de ejemplos, etc.
• Conectores nuevos y mejorados: archivos parquet, SAP HANA, Impala, FHIR, etc.
• Gestión de flujos de datos, informática y API: nuevas posibilidades y capacidades de de automatización para trabajar con Dataflows, y motor de computación mejorado.
• Documentación: nueva documentación y mejores prácticas de Power Query & Dataflows.

Conectividad de datos

Nuevo conector ‘Microsoft Dataverse Connector’. Este conector usa el punto de conexión Tabular Data Stream para el entorno de Dataverse. Este extremo permite un mejor descubrimiento de relaciones en el modelo de conjunto de datos de Power BI.

El nuevo conector es compatible con Direct Query y proporciona datos en tiempo real y compatibilidad con el modelo de seguridad de Dataverse. Además, los tipos de datos complejos, como búsquedas, conjuntos de opciones y moneda, se aplanan para facilitar su consumo en el modelo.

También se han actualizado los conectores de Azure Time Series Insights, SurveyMonkey y Cognite.

3. Servicio

Mensaje de publicación personalizado

Además, en estas novedades Power BI diciembre , se añade una nueva opción en el portal de administración que permite a los administradores proporcionar un mensaje personalizado que aparece antes de que un usuario publique un informe desde Power BI Desktop.

Los administradores pueden encontrar esta nueva opción en el Servicio navegando a Settings > Admin portal > Tenant settings > Help and support settings y seleccionando Mostrar un mensaje personalizado antes de publicar informes .

Nuevas configuraciones de exportación disponibles en el portal de administración

Nuevas configuraciones de administración que brindan un control más granular sobre las opciones de exportación en Power BI y ampliar la configuración de exportación para controlar también la exportación desde informes paginados:

• Exportar a .csv
• Descargar informe .pbix
• Permitir conexiones online
• Exportar informes como documentos MHTML
• Exportar informes como documentos de Word
• Exportar informes como documentos XML

Desde el equipo de sumamoOs, os queremos desear unas felices fiestas y próspero año nuevo 2021. Estamos expectantes de qué nos estará preparando el equipo de Power BI para el mes de febrero.

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Ya se acerca el fin de este año 2020, y hoy os traemos las novedades de Power BI de noviembre 2020. Los cambios de esta actualización se centran en mejorar la usabilidad, mejorando los elementos visuales y unificando los estilos de los diferentes apartados.

Echemos un vistazo:

1. Informes

Mejoras en la interfaz (versión preliminar)

Se unifican elementos de la interfaz en las diferentes vistas de Datos, Modelo e Informe para crear coherencia en la funcionalidad a través de todas las vistas. Algunos de los cambios afectarán a la iconografía, búsquedas, elementos del menú, información sobre herramientas y mejoras de accesibilidad.

El objetivo con estos cambios es mejorar la experiencia de usuario, unificando y mejorando la usabilidad de Power BI Desktop. Para esta primera versión preliminar, estas mejoras solamente estarán disponibles para la vista del Modelo.

Nueva vista del modelo (versión preliminar)

En esta actualización, se mejora la vista del modelo con más información y mejoras en la usabilidad. En estas mejoras, también se añade la posibilidad de ocultar datos u ocultar algunas de las nuevas funcionalidades desde las propiedades de la tabla. Veamos un resumen de todas las novedades:

Encabezados de tarjetas

Los encabezados de las tarjetas de tabla muestran colores que ayudan a identificar rápidamente los diferentes orígenes de datos. En el ejemplo de la imagen inferior, se muestran tres tablas que tienen la misma fuente de DirectQuery con el encabezado de color azul. A su vez, las tablas también presentan un icono que ayudan a identificar el origen de los datos.

Tooltips en tarjetas

Cuando mantenemos el puntero del ratón sobre el encabezado de la tarjeta, se muestran detalles sobre la tabla en el modelo, de forma distinta a si la tabla se ha importado(1) o está conectada mediante DirectQuery(2).

Tooltip sobre tabla importada (1)

Tooltip sobre tabla DirectQuery (2)

Mejoras de rendimiento

En paralelo a las novedades en la actualización de noviembre en la vista del modelo, también se ha mejorado el rendimiento.

Aplicar múltiples filtros de una vez

Ya está disponible en Novedades Power BI noviembre la funcionalidad que permite aplicar varios filtros de una vez. Esto mejora el rendimiento general de la aplicación, evitando realizar múltiples consultas. Al mismo tiempo, también se han aplicado mejoras de usabilidad en la visualización de los filtros.

Control deslizante de zoom visual

Ya se pueden añadir a los gráficos cartesianos, controles deslizantes de zoom. Estos controles, permiten a los consumidores y desarrolladores una manera fácil de examinar rangos de datos específicos sin necesidad de aplicar filtros.

2. Analítica

Detección de anomalías (vista preliminar)

De forma preliminar en estas novedades de noviembre, la detección de anomalías ayuda a mejorar los gráficos de líneas al detectar automáticamente irregularidades en los datos. También proporciona explicaciones de las anomalías para ayudar al análisis de la causa raíz.

Una vez que selecciona la desviación de datos, Power BI ejecuta un análisis en los campos de su modelo de datos para descubrir posibles explicaciones. El panel Anomalías proporciona una explicación en lenguaje natural de la irregularidad y los factores asociados ordenados por su ‘fuerza explicativa’.

3. Servicio

Informes y aplicaciones certificados y promocionados

Con la certificación, se brinda a las organizaciones un mecanismo que pueden utilizar para distinguir su contenido más valioso y confiable. La certificación de contenido se puede controlar y documentar estrictamente a través de un control administrativo, lo que garantiza que la certificación sea un proceso selectivo que dé como resultado el establecimiento de un cuerpo de contenido verdaderamente confiable y autorizado diseñado para su uso en toda la organización.

Cualquier propietario de contenido puede promocionar su contenido, marcándolo como confiable y listo para ser compartido. Este contenido promocionado obtendrá una mejor visibilidad en una variedad de experiencias de Power BI, lo que facilitará la búsqueda e identificación de los usuarios empresariales.

Entramos en la recta final de este año 2020, ¡estamos ansiosos por ver que nos ha preparado Power BI para finalizar el año!

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